Informations Générales

Informations générales Congés Absences Professionnelles Planning Missions Métropole/Etranger

Démarrage de l'application Pour accéder au logiciel de gestion du personnel, vous devez disposer d'une version au moins égale ou supérieure aux version suivantes : - Netscape 6.0    (Attention, Netscape Communicator n'est pas compatible avec cette application) - Internet Explorer 5.0 Une fois la page affichée, vous disposez de plusieurs choix :    - Aide : accéder à l'aide du logiciel    - Demande de Congés : permet de gérer ses Congés    - Planning : permet de consulter l'emploi du temps des personnes de son service/expérience    - Absences Professionnelles : permet de gérer ses Absences Professionnelles     - Demande de Missions : permet de gérer ses missions Métropole/Etranger Le premier menu ("Aide") entraîne l'ouverture d'une nouvelle fenêtre de navigateur qui permet de conserver l'aide ouverte, indépendamment du fonctionnement de l'application. Si vous cliquez sur l'un ou l'autre des quatre menus suivants, vous obtiendrez alors la fenêtre suivante : Entrez alors dans les deux cases prévues à cet effet, le login ainsi que le mot de passe qui vous ont été attribués et validez en appuyant sur la touche "entrée". L'application démarre alors et affiche une fenêtre d'état pour signaler la progression de l'initialisation : Cette initialisation dure environ entre 10 et 15 secondes. Une fois celle-ci terminée, l'interface principale apparaît. Veuillez maintenant vous reporter plus bas en fonction de l'option choisie (Congés, Absences Professionnelles ou Formations)

Congés

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Gestion des Congés Après avoir cliqué sur l'option "Demande de Congés", vous obtiendrez l'écran suivant : Questions : Informations générales sur les Absences (à lire impérativement) Comment visualiser le solde de ses congés ? Comment poser un congé ? Comment supprimer, modifier un congé ? A quoi sert l'option "Contacter à ce sujet" ? Comment utiliser et gérer les listes de diffusion ? Informations générales sur les Absences Sur le panneau principal, les absences "validées" apparaissent en couleurs foncées alors que les absences "non validées" apparaissent dans une couleur claire : Ce panneau contient en effet toutes les absences (Congés Annuels, Congés Maladie, etc...). Mis à part les "Jours Imposés" (JI), il est possible de consulter les informations relatives à toute absence en cliquant sur l'une d'elles avec le bouton gauche de la souris : Le bandeau au fond de la page, comportant plusieurs boîtes à cocher, permet de visualiser ou de supprimer de l'affichage d'une ou plusieurs catégories d'absences : 1ère Ligne : CF : Congés Formation CN : Congés Naissance CEM : Congés Enfant Malade AT : Arrêt de travail CD : Congés déménagement M : Mariage Agent ME : Mariage Enfant D/M : Décès CA : Congés Annuels CMC : Conjoint Maladie Grave 2ème Ligne : CM : Congés Maladie JC : Jury de concours CI : Concours Interne AP : Absences Professionnelles TP : Temps Partiel JI : Jour Imposé AS : Activité Secondaire MI : Mission FP : Formation Permanente Autres : Autres Certains navigateurs proposent cette informations sur la signification des sigles lorsque l'on s'approche de l'une ou l'autre des absences. Vous pouvez aussi visualiser librement les absences de l'année courante, suivante ou précédente en cliquant sur le bouton au centre de l'écran : Les carrés de couleur rose représentent les jours fériés de l'année en cours et les carrés gris les week-ends : Note Importante : tous les mails générés par cette application sont au format HTML Comment visualiser le solde de ses congés ? Pour visualiser son solde de congés (nombre de jours restants, validés, non validés, total et imposés), il suffit de cliquer sur le bouton suivant : La fenêtre récapitulative apparaîtra alors : Comment poser un congé ? Pour poser un congé, il suffit de cliquer sur le mois durant lequel débutera votre congé (cliquer sur le bouton 08 pour le mois d'août) : ou bien sur l'icone suivant (dans le coin haut à gauche de la fenêtre) : La fenêtre suivante apparaît : La partie supérieure de cette fenêtre récapitule l'ensemble des informations concernant vos congés (nombre de jours total, nombre de jours validés, etc...) Les deux calendriers vous permettent de sélectionner vos dates d'absence (en cliquant une fois sur votre date de départ et une fois sur votre date de retour). Vous pouvez sélectionner le mois grâce aux boîtes de choix situées juste au dessus de chaque calendrier. Ensuite, vous devez sélectionner l'heure de début de congé et l'heure de fin de congé (ou laisser les heures par défaut). Note : vous devez impérativement sélectionner une date de début et une date de retour sinon votre congé ne pourra être validé. Le nombre de jours d'absence ainsi que les dates sélectionnées sont récapitulés sous les calendriers. Le nombre de jours d'absence tient compte de tous les jours ouvrables mais aussi de votre quotité. Note : vérifiez bien le récapitulatif et rectifiez si besoin les dates ou les heures. Enfin, la dernière partie de cette fenêtre permet de définir à qui sera envoyé le mail d'information de votre congé. Vous devez tout d'abord sélectionner (sur la droite du panneau)  l'(les)option(s) qui vous intéresse(nt) et ensuite intervenir sur le contenu en sélectionnant les icones : ou . Par défaut, ce message est automatiquement envoyé à votre responsable de service ainsi qu'au(x) responsable(s) de groupe au(x)quel(s) vous appartenez. Sinon, vous pouvez sélectionner les personnes de votre/vos groupes ou service ; ceci a pour effet d'envoyer un message à toutes les personnes de votre service et à toutes les personnes du(des) groupe(s) pour le(s)quel(s) vous travaillez. !!!  Erreurs possibles à la validation  !!! Gérer les listes de diffusion. Vous pouvez également gérer vos propres listes de diffusions en sélectionnant l'icone suivant : Ce qui aura pour effet de faire apparaître les fenêtres de création/gestion de vos propres listes de diffusion. L'exemple ci-dessous  présente l'interface permettant cette gestion de liste. Ici, 2 listes existent déjà et la liste "DIVERS" a été sélectionnée, ce qui entraîne l'affichage de son contenu :             Vous avez alors le choix d'utiliser une ou plusieurs de vos listes précédemment créées en les sélectionnant. Chaque liste sélectionnée sera alors prise en compte pour l'envoi de l'information relative a la demande d'absence. Vous avez également la possibilité de créer de nouvelles listes, de modifier ou de supprimer des listes déjà constituées. Chaque liste est constituée d'un nom et d'un ensemble de personnes. Pour créer un nouvelle liste de diffusion, il faut d'abord sélectionner l'option "Création d'une nouvelle liste". Vous devez ensuite fournir un nom à la liste puis sélectionner autant de personnes que vous souhaitez faire apparaître dans cette liste. Une fois la liste constituée, vous devez valider ces opérations en cliquant sur l'option "Valider". Pour supprimer une liste existante, vous devez sélectionner une liste dans l'ensemble des listes proposées et cliquer sur le bouton "Détruire la liste affichée". Pour modifier une liste existante, il suffit de supprimer (bouton "Retirer") ou d'ajouter une personne dans la liste sélectionnée. Si vous avez modifié le contenu de vos listes de diffusion, une demande de sauvegarde vous sera alors proposée sous la forme : Vous pouvez ajouter également d'autres personnes à cette liste en cliquant sur l'icone suivant :    Le fenêtre suivant apparaît alors : Vous pouvez sélectionner une personne dans la liste déroulante en cliquant sur "Sélectionnez une personne". Il est à noter que vous pouvez retirer des personnes dans la liste principale en cliquant sur cette personne puis sur le bouton "Retirer". Une fois tous les destinataires sélectionnés, vous pouvez "Valider" sur le panneau principal.   Comment supprimer, modifier un congé ? Pour obtenir une série d'options concernant une absence, il suffit de cliquer avec le bouton droit sur un congé (CA) non validé (apparaissant en clair) : L'option "Supprimer" permet de supprimer un congé non validé. La sélection de ce menu entraîne l'ouverture de le fenêtre suivante : Si vous cliquez sur "Oui", la fenêtre d'envoi de mail va s'ouvrir et se refermer derrière celle-ci. Votre responsable de Service aura donc été averti automatiquement de cette suppression. Une fois la fenêtre fermée, votre absence aura disparue. Si vous cliquez sur "Non", aucune action ne sera réalisée. L'option "Modifier" permet de modifier les dates de début ou de fin d'un congé non validé. La sélection de ce menu entraîne l'ouverture d'une fenêtre identique à celle de "Poser un congé". Pour l'aide concernant cette fenêtre, veuillez vous rapporter à la rubrique Comment poser un congé? A quoi sert l'option "Contacter à ce sujet"? Sur toutes les absences présentes sur le panneau principal (sauf ARTT), en cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtenez toujours l'option suivante dans le menu : ou éventuellement incluse dans un autre menu:   Cette option vous permet de contacter votre responsable de service pour lui faire part d'une interrogation au sujet d'une absence. Lorsque vous sélectionnez ce menu, la fenêtre suivante apparaît : Pour choisir un ou plusieurs destinataires, vous pouvez cliquer sur le bouton "Liste des destinataires". Par défaut, votre responsable de service figure parmi ces destinataires. Vous pouvez sélectionner une personne dans la liste déroulante en cliquant sur "Sélectionnez une personne". Il est à noter que vous pouvez retirer une personne dans la liste principale en cliquant sur cette personne puis sur le bouton "Retirer". L'objet étant déjà défini, il ne vous reste plus qu'à taper le contenu de votre message dans la zone principale et à valider.

Absences Professionnelles

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Gestion des Absences Professionnelles Avant de lire ce chapitre, il convient de consulter d'abord la partie intitulée Congés qui s'avère être similaire sur de nombreux points. Après avoir cliqué sur l'option "Absences Professionnelles", vous obtiendrez l'écran suivant : Questions : Informations générales sur les AbsencesProfessionnelles (à lire impérativement) Comment poser une absence professionnelle ? Comment "supprimer", "modifier" une absence professionnelle ?   Informations générales sur les Absences Professionnelles Cette rubrique vient en complément de celle proposée dans la partie Congés :   Informations Générales sur les Absences Une exception cependant : la couleur des absences. En effet, les absences apparaissent toutes sous leurs couleurs naturelles : toutes les absences qui figurent sur ce panneau sont définitives. Comment poser une Absence Professionnelle ? Vous devez poser une Absence Professionnelle pour tout déplacement effectué à l'extérieur du laboratoire. Pour poser une absence professionnelle, il suffit de cliquer, comme pour les congés, sur le mois correspondant au début de votre absence (cliquer sur le bouton 08 pour le mois d'août) : ou bien sur l'icone suivant (dans le coin haut à gauche de la fenêtre) :     La fenêtre suivante apparaît : Cette fenêtre est à peu près identique à celle des congés sauf que la partie supérieure, au lieu de contenir un récapitulatif des jours de congés, contient une zone permettant de noter le motif de l'absence professionnelle. Au moment de remplir ce motif, si vous avez déjà entré d'autres absences professionnelles, le système vous proposera les motifs de vos autres absences. Le reste de la procédure est identique à celle de Comment poser un congé ? Quelques exceptions cependant : - Le nombre de jours d'absence professionnelle tient compte de tous les jours, ouvrables comme non ouvrables et quelle que soit l'heure indiquée. Exemple : si vous posez une Absence du 29 Août 2002 à 8h30 au 4 septembre 2002 à 18h00, la totalité des jours entre ces deux dates vous sera comptée ( 29, 30, 31, 1er, 2, 3, 4) c'est à dire 7 jours. - Par défaut, le message du congé est automatiquement envoyé à votre responsable de service. Comment supprimer, modifier une absence professionnelle ? Pour obtenir une série d'options concernant une absence, il suffit de cliquer avec le bouton droit sur une absence professionnelle (AP) : Le fonctionnement de ces deux menus est totalement similaire aux congés. Veuillez donc vous reporter à la rubrique Comment supprimer,modifier un congé ?

Planning

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Affichage des plannings Ce chapitre est destiné à détailler l'affichage du Planning Après avoir cliqué sur l'option "Planning", et après vous être identifié, vous obtiendrez l'un des écrans suivants dépendant du rôle sélectionné à l'authentification :       Questions : Qui peut visualiser le planning ? Que contient le planning ?   Informations générales sur les Plannings Tout agent peut visualiser le planning. Cependant, en fonction du rôle sélectionné à la connexion (si l'agent dispose de plusieurs rôles possibles) le contenu du planning pourra différer. Le rôle le plus courant (Agent) affichera une forme banalisée de toutes les absences des personnes en relation avec la personne connectée (groupe expérience et services). Un responsable de service ou expérience visualisera une forme plus détaillée les absences des personnes du service ou du groupe expérience. L'accueil , le responsable du personnel ou les membres de direction visualiseront sous une forme détaillée les absences de toutes les personnes du laboratoire. Que contient le planning ? Le Planning contient toutes les absences d'une(des) personnes. Cependant, seules les absences pour congés annuels ou pour mission doivent faire l'objet d'une validation. Les autres formes d'absences (congés maladie, enfant malade, ...) sont saisies dans le système central par le gestionnaire du personnel et peuvent ensuite être consultées (uniquement) sur la visualisation du planning. La définition du code de couleur de chaque type d'absence est réalisée dans le système central. Les absences qui nécessitent une validation peuvent apparaître dans 2 couleurs voisines dépendant de l'état de validation(validée ou non).

Missions Métropole/Etranger

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Gestion des Missions Métropole/Etranger Après avoir cliqué sur l'option "Demande de Missions Etranger/Métropole", et après l'authentification au système, vous obtiendrez l'écran suivant : Questions : Comment poser une demande de mission ? Comment supprimer, modifier une demande de mission ? A quoi sert l'option "Contacter à ce sujet" ?  Comment poser une demande de missions Etranger/Metropole ? Pour poser une demande de mission, il suffit de cliquer sur le mois durant lequel débutera votre congé (cliquer sur le bouton 08 pour le mois d'août) : ou bien sur l'icone suivant (dans le coin haut à gauche de la fenêtre) :   La fenêtre suivante apparaît : La partie supérieure de cette fenêtre récapitule l'ensemble des informations relative à l'état civil de la personne connectée. Si certaines informations sont inexactes, il possible de les modifier en sélectionnant l'icone. Ensuite, les caractéristiques de la mission sont à remplir. Il est impératif de saisir le motif , les dates exactes ainsi que le groupe expérimental ou le service pour lequel la mission sera effectuée. Après avoir rempli les caractéristiques de la mission, vous devez alors la valider. Dans le cas ou la saisie est incomplète, une fenêtre de message apparaît alors et mentionne les différentes erreurs de saisie : Si la mission est correcte, la demande est alors transmise par mail au(x) responsable(s) du groupe ou service concerné. Pour visualiser les personnes concernées, la  fenêtre suivante apparaît : Par défaut, si aucune option n'est sélectionnée, le mail de demande de mission n'est envoyé qu'au responsable du groupe ou service concerne. Cette personne devra ensuite valider cette demande. Si une des deux options est sélectionnée, un mail d'information est alors envoyé au personnes sélectionnées. Vous pouvez ajouter d'autres personnes à cette liste en cliquant sur l'icone suivant :   La fenêtre suivante apparaît alors : Vous pouvez sélectionner une personne dans la liste déroulante en cliquant sur "Sélectionnez une personne". Il est à noter que vous pouvez retirer une personne dans la liste principale en cliquant sur cette personne puis sur le bouton "Retirer". Une fois tous les destinataires sélectionnés, vous pouvez sélectionner "OK" sur le panneau principal. Comment supprimer, modifier une demande de mission ? Pour obtenir une série d'options concernant une mission, il suffit de cliquer avec le bouton droit sur une plage Mission(MI) non validée (apparaissant en clair) : L'option "Supprimer" permet de supprimer une mission non validée. La sélection de ce menu entraîne l'ouverture de le fenêtre suivante : Votre responsable de Service ou de groupe expérience sera donc averti automatiquement de cette suppression. Une fois la fenêtre fermée, votre mission aura disparue. Si vous cliquez sur "Non", aucune action ne sera réalisée. L'option "Modifier" permet de modifier les dates de début ou de fin d'une fin d'une mission non validée. La sélection de ce menu entraîne l'ouverture d'une fenêtre identique à celle de "Poser une mission". Pour l'aide concernant cette fenêtre, veuillez vous rapporter à la rubrique Comment poser un congé?     Remarques importantes : Lorsque vous choisissez de modifier une mission, il est important de noter le service ou groupe expérience initialement fixé ne peut être modifié. Si vous souhaitez modifier ce type d'information, il faut alors supprimer la mission et re-effectuer une demande pour le groupe ou service concerné.

	Copier/Coller : Duplication d'une absence