Objectifs et fonctionnalités

Ce logiciel a pour objectifs :

- de ne pas multiplier les sources de données en centralisant les informations concernant le personnel de l’unité,

- de faciliter la préparation des dossiers de carrière,

- de fournir des outils pour établir des bilans,

- de gérer les absences et présences des agents,

- de simplifier le travail de saisie.

Il permet à l’administrateur du personnel de l’unité :

- de gérer les informations relatives aux différents agents de l’unité (permanents et non permanents),

- de gérer la présence quotidienne de l’ensemble du personnel de l’unité,

- d’accéder au planning de l’ensemble ou parties (services, groupes d’expérience…) du personnel de l’unité.

De plus, il permet à chaque agent de l’unité :

- de consulter les informations le concernant (solde de congés…),

- de poser ses congés, absences professionnelles et demandes de missions,

- d’accéder au planning des absences de son service ou groupe d’expérience.

Enfin, il permet aux responsables de services et de groupes d’expérience dans l’unité :

- de consulter les informations concernant leur service ou groupe d’expérience (planning des différents membres,…),

- de valider les congés et demandes de missions des membres du service ou groupe d’expérience.

Le logiciel se décline en trois applications distinctes :

- une accessible à l’ensemble du personnel de l’unité via un site intranet : agents, responsables de service ou d’expérience…,

- une dédiée à l’administrateur du personnel en charge du suivi des agents de l’unité, qui est installée sur son poste de travail,

- une dédiée à l’administrateur des utilisateurs, qui est installée sur son poste de travail.

Ce manuel ne décrit pas le fonctionnement de l'application Web accessible sur l’intranet, mais uniquement celui des deux applications propres à l’administration du personnel et à l’administration des utilisateurs.

Les trois modules suivants sont toujours utilisés par l’unité ; ils constituent le cœur du logiciel :

- la gestion des congés de chaque agent,

- la gestion de l’organigramme de l’unité et des différents services et groupes d’expérience,

- la gestion des plannings par agent et par service ou groupe d’expérience.

Les autres modules mis en œuvre par le laboratoire initiateur de l’application (le LAPP) ne sont pas forcément utiles à l’unité. Il s’agit de :

- la gestion des visites médicales (gérées normalement au niveau de la Délégation régionale, sauf dans le cas d’unité, à l’exemple du LAPP, où les visites médicales s’effectuent au sein du laboratoire ce qui justifie alors l’utilité de ce module),

- la gestion des formations (gérées et financées habituellement au niveau de la Délégation régionale, sauf dans le cas de formations autofinancées par l’unité où ce module peut alors avoir son utilité),

- la gestion des étudiants (module utile uniquement dans une unité qui, à l’exemple du LAPP, travaille avec de nombreux thésards, étudiants stagiaires, …),

- la gestion des absences professionnelles (souvent déjà gérées dans l’unité avec un outil tel que Outlook),

- la gestion des missions en métropole et à l’étranger (gérées le plus souvent directement dans l’application XLAB, cependant ce module peut avoir son utilité dans l’unité en tant qu’outil intermédiaire de validation interne),

- la gestion des missions au CERN (module purement spécifique au LAPP).

Généralités

1 Accès à l’application d’administration du personnel

F Pour lancer l’application :

1. Double-cliquer sur le fichier "GPStart.bat" qui se trouve dans le répertoire "C:\glop" de votre poste de travail ou sur le raccourci de l’application ; la fenêtre suivante s’affiche :

F Pour vous identifier :

1. Saisir votre login et votre un mot de passe,

2. Cliquer sur <Ok> ; une nouvelle fenêtre s’affiche :

3. Indiquer le rôle « Administrateur du personnel » (ou éventuellement le rôle « Responsable gestion étudiant ») pour accéder à l’application en le sélectionnant dans la liste déroulante,

	Seuls les rôles définis pour un agent par l’administrateur des utilisateurs sont affichés dans la liste déroulante.
	Vous ne pouvez normalement accéder à l’application d’administration du personnel qu’avec le rôle « Administrateur du personnel » ou, s’il y a lieu, avec le rôle « Responsable gestion étudiant » défini spécifiquement pour l’administration des étudiants.
	Définition des rôles page 101

4. Cliquer sur <Ok>.

2 Utilisation de l’application d’administration du personnel

2.1 Règles d’ergonomie

La barre des icônes

Dans l’application d’administration du personnel, lorsqu’on se positionne avec la souris sur une icône de cette barre des icônes, le descriptif des fonctionnalités associées à l’icône s’affiche.

L’arborescence "Gestion du Personnel"

Cette arborescence "Gestion du Personnel" correspond à la fenêtre de navigation affichée à gauche dans l’application d’administration du personnel ; cette arborescence permet :

- d’accéder rapidement aux différentes informations (dossiers des agents de l’unité, dossiers des services, dossiers des expériences, dossiers des formations, dossiers des stages…),

- d’accéder à certaines fonctionnalités au niveau d’un agent (saisie et suivi des absences, inscription à une formation, définition d’une activité secondaire…).

Elle est composée de différents niveaux. Par exemple, "Personnel" pour le niveau 1 et le nom des agents pour le niveau 2, "Service(s)" pour le niveau 1 et le nom des services pour le niveau 2,…

On accède au niveau inférieur en cliquant sur le nœud (petit rond) à gauche du niveau supérieur.

Pour se positionner rapidement sur le dossier d'un agent, cliquer dans la liste et saisir la 1^ère lettre de son nom.

Le cartouche "Catégorie de personnel"

Dans l’application d’administration du personnel, ce cartouche "Catégorie de personnel" permet d'afficher, ou de masquer, en fonction de leur catégorie les dossiers des agents à consulter ou modifier en cochant, ou en décochant, la case correspondante.

Présentation et enregistrement des informations

Afin de faciliter l’accès aux informations, les dossiers sont présentés sous forme d’onglets dans l’application d’administration du personnel.

Lorsque des informations renseignées dans un onglet d’un dossier sont validées, ce sont toutes les données du dossier et donc des différents onglets du dossier qui sont enregistrées.

Ouverture / agrandissement / fermeture des fenêtres

Les différentes fenêtres de l’application d’administration du personnel s’affichent par un clic sur les menus déroulants de la barre de menus, ou par un double clic sur les dossiers affichés dans l’arborescence "Gestion du Personnel" (fenêtre de gauche).

Toutes ces fenêtres possèdent les 3 symboles suivants qui permettent de réduire, d’agrandir ou de fermer la fenêtre. Ces symboles sont différents selon le mode d’affichage paramétré :

	"metal"	"Motif/CDE"	"Windows"
Agrandir la fenêtre
Réduire la fenêtre
Fermer la fenêtre

Onglet "Général" page 33 : "Aspect interface"

Pour la plupart des fenêtres de saisie, vous pouvez :

- soit enregistrer les données ajoutées ou modifiées en cliquant sur <Enregistrer>,

- soit annuler les modifications ou les ajouts en cliquant sur <Annuler>.

Lors de la fermeture de la fenêtre, si les modifications faites ou les données entrées n’ont pas été enregistrées, le message suivant apparaît :

F Pour quitter la fenêtre sans enregistrer les modifications, cliquer sur <Oui>.

F Pour revenir à la fenêtre afin d’enregistrer les modifications effectuées, cliquer sur <Non>.

Saisir / modifier un champ avec liste déroulante

F Pour une donnée définie dans la liste déroulante, vous avez deux possibilités :

1. Sélectionner la donnée à l’aide de la liste déroulante,

1. Cliquer dans le champ et saisir la donnée.

F Pour une donnée qui n’existe pas dans la liste déroulante :

1. Sélectionner dans la liste déroulante la ligne « vide », ou cliquer dans le champ à compléter,

2. Saisir la donnée,

3. Confirmer la saisie avec la touche "Entrée" du clavier; la fenêtre suivante apparaît :

4. Cliquer sur <Oui> pour valider la nouvelle donnée.

	La liste déroulante ne comporte pas de ligne vide lorsqu'il n'est pas permis d’ajouter une nouvelle donnée. Vous devez alors obligatoirement sélectionner une valeur dans la liste.
	La 1^ère lettre tapée dans le champ de la rubrique active la liste déroulante sur la 1^ère valeur commençant par la lettre saisie.

Si une donnée est déjà enregistrée en majuscules dans la liste déroulante, la même donnée tapée en minuscules dans le champ est considérée comme une nouvelle donnée dans la liste déroulante.

Saisir / modifier un champ sans liste déroulante

1. Cliquer dans le champ à compléter,

2. Si besoin, sélectionner et supprimer la donnée existante,

3. Taper la donnée à saisir ou modifier la donnée existante.

Ajouter une ligne dans un tableau

F Pour ajouter des renseignements :

1. Cliquer avec le bouton droit sur l’entête des colonnes du tableau ; un menu contextuel apparaît :

2. Sélectionner l'option "Ajouter… " du menu ; une ligne vide est alors créée dans le tableau :

Dans l’exemple présent (cf. rubrique « Liste rouge »), comme dans beaucoup d’autres cas, il est important de faire attention aux éventuelles cases à cocher.

3. Cliquer (clic simple ou double clic selon les cellules) à l’intérieur des cellules vides de la ligne,

4. Taper la donnée à saisir selon les principes définis précédemment :

à l’aide de la liste déroulante si elle existe (affichage d’une flèche)

ou
en cliquant dans la cellule et en tapant la donnée à saisir.

Si la donnée est nouvelle dans la liste déroulante, le message suivant apparaît :

5. Pour être sûr que l’information sera conservée au moment de l’enregistrement :

a) cliquer (ou tabuler) dans une autre cellule de la ligne du tableau,

b) vérifier que la donnée entrée est toujours affichée,

c) cliquer sur <Enregistrer>.

Supprimer une ligne dans un tableau

1. Sélectionner la ligne en cliquant dessus,

2. Cliquer avec le bouton droit sur la ligne ou la cellule concernée du tableau : un menu contextuel apparaît,

3. Sélectionner l'option "Supprimer… " du menu ; un message de demande de confirmation apparaît :

4. Cliquer sur <Oui> pour valider la suppression ou cliquer sur <Non> pour conserver les données de la ligne.

Toute cellule sélectionnée dans le tableau apparaît d’une autre couleur.

Saisir une date

1. Cliquer dans le champ concerné : la date du jour s’affiche par défaut ainsi qu’une petite flèche de menu déroulant :

2. Cliquer sur la flèche pour afficher le calendrier :

3. Si nécessaire, sélectionner le mois et l’année souhaités à l’aide des deux flèches à droite des champs "mois" et "année" du calendrier :

4. Cliquer sur le jour de la date souhaitée, qui apparaît alors en gris plus foncé,

5. Cliquer ensuite à l’extérieur du calendrier pour le faire disparaître : la date sélectionnée apparaît alors dans le champ concerné.

Par défaut :

- le mois qui s’affiche est le mois en cours, idem pour l’année et le jour,

- les jours fériés sont matérialisés sur fond bleu,

- la date du jour est en rouge,

- la date sélectionnée a pour fond un gris plus foncé.

Le bouton RAZ permet d’effacer la date présélectionnée, de façon à ne pas afficher de date. Une fois le bouton RAZ sélectionné, il faut cliquer à l’extérieur du calendrier, puis y rentrer à nouveau pour pouvoir choisir une nouvelle date.

2.2 La validation des congés et missions (envoi d’email)

Lorsqu’une demande de congés ou de mission est posée par l’agent via le site intranet, un email est envoyé à la personne chargée de la validation (son chef de service ou responsable d’expérience) afin de la prévenir qu’elle doit vérifier et valider (ou refuser) la demande de l’agent.

La personne ainsi chargée de la validation est automatiquement identifié par l’application selon les règles suivantes :

Ø Pour les congés :

· pour les ITA, c’est toujours le chef de service qui est chargé de valider les congés. Si l’agent appartient aussi à un ou plusieurs groupes d’expérience, leur responsable est juste informé automatiquement par l’application ;

· pour les chercheurs, si l’agent appartient à plusieurs groupes d’expérience, le responsable de la validation des congés est le responsable de l’expérience pour laquelle l’agent consacre le plus de temps (quotité la plus importante) ;

Ø Pour les missions : la personne chargée de la validation est le chef de service ou responsable d’expérience du compte sur lequel la mission va être débitée. C’est donc l’agent qui indique le compte (service ou expérience) auquel imputer la mission et, par conséquent, détermine la personne chargée de la validation de sa mission.

Ø En cas d’absence du chef de service ou responsable d’expérience, la demande est transmise à son suppléant et, en cas d’absence (ou de non existence) de ce dernier, à la Direction. La validation des congés et missions d’un agent est donc faite, par défaut, par la Direction.

Créer un nouveau dossier service page 55.

Créer un nouveau dossier expérience page 59.

2.3 La quotité

C’est le pourcentage du temps qu’un agent consacre à un travail.

La quotité globale de l’agent est définie dans son dossier agent. Ainsi, les agents qui travaillent à mi-temps ont une quotité globale de 50% dans l’onglet "Horaires" de leur dossier agent.

Onglet "Horaires" page 49 : "Quotité (%)"

Lorsque l’agent partage son travail entre plusieurs entités (services et/ou expériences), le temps de travail consacré à chacune de ces entités est estimé par une quotité entrée dans le dossier de chaque service ou expérience, face à son nom.

Onglet "Composition du service" page 57 : "Quotité".

Onglet "Composition de l’expérience" page 59 : "Quotité"

Pré-requis

Ø Installation du logiciel dans l’unité

L’application d’administration des utilisateurs a été installée sur le poste de travail de la (des) personne(s) qui est (sont) « administrateur des utilisateurs » de l’unité : en charge de la gestion des droits d’accès au logiciel.

L’application d’administration du personnel a été installée sur le poste de travail de la (des) personne(s) qui est (sont) « administrateur du personnel » de l’unité : en charge du suivi de la gestion des agents.

Ø Extraction des données de l’unité depuis les systèmes d’information du CNRS

L’import des données des agents de l’unité a été effectué dans le logiciel depuis une extraction récente des systèmes d’information du CNRS.

Les étapes qui suivent concernent l’initialisation respective des deux applications d’administration des utilisateurs et d’administration du personnel.

L’ordre chronologique des étapes indiquées doit être strictement respecté :

- l’application d’administration des utilisateurs doit être initialisée en 1^er lieu : à réaliser par l’« administrateur des utilisateurs » ;

- l’application d’administration du personnel doit être initialisée en 2^nd lieu : à réaliser par l’« administrateur du personnel ».

Initialiser l’application d’administration des utilisateurs

Ø A réaliser par l’« administrateur des utilisateurs »

	Avant d’initialiser l’application, il est recommandé à l’« administrateur des utilisateurs » de prendre connaissance des différents rôles définis dans le logiciel.
	Définition des rôles page 101.

Etape 1 - Connexion à l’application d’administration des utilisateurs

Accès à l’application d’administration des utilisateurs page 103.

1. Lancer l’application ;

2. S’identifier avec le rôle « Agent » si la sélection d’un rôle est demandée.

Etape 2 - Affectation du rôle « Administrateur application »

Gérer les rôles d’une personne page 108 : bouton radio "Administrateur application"

1. S’affecter le rôle « Administrateur application » en se sélectionnant dans la liste déroulante des agents de l’unité, puis cliquer sur <OK> ;

2. Affecter de la même façon le rôle « Administrateur application » à chaque agent de l’unité qui a été identifié pour remplir également ce rôle.

Etape 3 - Affectation du rôle « Administrateur du personnel »

Gérer les rôles d’une personne page 108 : bouton radio "Administrateur du personnel"

1. Affecter le rôle « Administrateur du personnel » à chaque agent de l’unité qui a été identifié pour remplir ce rôle.

Etape 4 - Affectation du rôle « Direction »

Gérer les rôles d’une personne page 108 : bouton radio "Direction"

1. Affecter le rôle « Direction » à chaque agent de l’unité qui a été identifié pour remplir ce rôle.

Initialiser l’application d’administration du personnel

Ø A réaliser par l’« administrateur du personnel »

	Avant d’initialiser l’application, il est recommandé à l’« administrateur du personnel » de prendre connaissance des règles générales d’utilisation de l’application.
	Utilisation de l’application d’administration du personnel page 12.

Etape 1 - Connexion à l’application d’administration du personnel

Accès à l’application d’administration du personnel page 11.

1. Lancer l’application ;

2. S’identifier avec le rôle « Administrateur du personnel ».

Etape 2 - Vérification des paramètres généraux de la configuration de l’application

Onglet "Général" page 33.

1. Allez dans "Configuration"/"Paramètres généraux" ;

2. Cliquer sur onglet "Général" dans la fenêtre qui s’affiche ;

3. Vérifier les 4 premiers paramètres affichés en entête de l’onglet ; ils doivent être obligatoirement renseignés.

Ils ont normalement été configurés (de façon personnalisée à l’unité) lors de l’installation de l’application, avec des valeurs telles que par exemple :

"Nom du Laboratoire" : DSI ;

"nom du domaine" : dsi.cnrs.fr ;

"Serveur de courrier" : sgaia1 ;

"Gestionnaire personnel" : nom et prénom de l’administrateur du personnel en charge du suivi des agents de l’unité (a priori vous-même).

Etape 3 - Initialisation des valeurs de référence des congés dans l’unité

Onglet "Congés/Travail" page 34 : valeurs de référence et "liste des types de congés".

1. Allez dans "Configuration"/"Paramètres généraux" ;

2. Cliquer sur onglet "Congés/Travail" dans la fenêtre qui s’affiche ;

3. Remplir l’onglet "Congés/Travail" avec les valeurs de référence des congés dans l’unité, telles que par exemple :

"Nombre de jours attribués" : 32 jours de congés annuels ;

"ARTT" : 13 jours d’ARTT ;

"#jour(s) fractionnement" : 2 jours de fractionnement ;

"Durée hebdomadaire de la semaine" : 38h30 de travail hebdomadaire ;

"Date d’affectation" : 1^er janvier pour la re-attribution des congés annuels ;

4. Vérifier la liste des types de congés qui ont normalement été configurés, par défaut, lors de l’installation de l’application, avec les valeurs suivantes ;

Congés configurés par défaut dans la "Liste des types de congés" :

- « Congés Annuels » / « CA »

- « Absence Professionnelle » / « AP »

- « Jours Imposés » / « JI »

- « Temps Partiel » / « TP »

- « Missions Métropole/Etranger » / « MI »

- « Missions CERN » / « MIC »

- « Formation Permanente » / « FP »

- « Activité Secondaire » / « AS »

5. Initialiser (s’il y a lieu) les types de congés à gérer dans l’unité (en plus de ceux configurés par défaut ci-dessus) ;

Chaque nouveau type de congé doit être saisi comme suit dans la "Liste des types de congés" ;

Ajout d’un nouveau type dans la "Liste des types de congés" :

- "Mnémo. Congés" / "Description" : par exemple, pour congés maladie, « MA » et « Maladie » ;

- "Nombre de congés" : nombre de jours auquel donne droit le type de congé (0 par défaut) ;

- "Calcul" : cocher ou non "Ouvrable" en fonction du calcul du type de congé ;

- "Couleur" : désigner éventuellement une couleur pour le type de congé ;

6. Cliquer sur <Enregistrer>.

Etape 4 - Création des agents de l’unité absents de l’extraction des données effectuée depuis les systèmes d’information du CNRS

Créer le dossier d’un agent non permanent (étudiant, autre personnel, …) page 75 : possibilité de créer le dossier d’un agent « permanent » comme d’un agent « non permanent ».

Détail du dossier d’un agent page 46 : sous-onglet "Identité" de l’onglet "Etat Civil" et onglet "Horaires".

Cette étape n’a normalement pas lieu d’être : tous les agents de l’unité (personnel « permanent » et « non permanent ») étant a priori présents dans l’extraction des données des systèmes d’information du CNRS.

Cependant en cas d’absence de certains agents (par exemple, dans le cas particulier de nouveaux entrants), l’administrateur du personnel doit créer leur dossier directement dans l’application :

1. Aller dans "Fichier"/"Nouveau"/"Nouveau Dossier personne"

2. Dans la fenêtre "Nouveau Dossier" qui s’affiche :

a) sélectionner le champ principal ("CHERCHEURS", "ITA", "PERSONNEL NON PERMANENT", …) ;

b) sélectionner le type de personnel concerné ("chercheur", "ingénieur", "technicien/administratif", "doctorant", "stagiaire", "autre personnel", …) en activant le bouton radio correspondant ;

3. Cliquer sur <Ok> ;

4. Dans la fenêtre qui s’affiche :

Dans tous les cas, lors de la création du dossier d’un agent (permanent ou non permanent), seul le renseignement du sous-onglet "Identité" de l’onglet "Etat civil", ainsi que de l’onglet "Horaires", est obligatoire.

a) cliquer sur l’onglet "Etat civil", puis sur le sous-onglet "Identité" qui doit obligatoirement être renseigné : remplir le sous-onglet "Identité" ;

b) cliquer sur l’onglet "Horaires" qui doit obligatoirement être renseigné : remplir l’onglet "Horaires" :

Les horaires hebdomadaires de travail sont calés, par défaut, sur un temps complet (quotité 100%) à partir de la base de référence de la durée hebdomadaire du travail définie précédemment pour l’unité (cf. ci-dessus Etape 3 - Initialisation des valeurs de référence des congés dans l’unité)

- s’il s’agit d’un agent à « temps complet » : saisir une quotité à 100% et ne pas modifier les horaires hebdomadaires de travail initialisés, par défaut, par l’application.

- s’il s’agit d’un agent à « temps partiel annualisé » : saisir sa quotité inférieure à 100% (exemple 50% pour un mi-temps) et, comme pour un temps complet, ne pas modifier les horaires hebdomadaires de travail initialisés, par défaut, par l’application ;

- s’il s’agit d’un agent à « temps partiel non annualisé » : saisir sa quotité inférieure à 100% (exemple 50% pour un mi-temps) et préciser les horaires hebdomadaires de travail comme décrit dans l’étape suivante spécifique aux agents de l’unité à « temps partiel non annualisé » (cf. ci-dessous Etape 5 - Initialisation du temps de travail hebdomadaire des agents à « temps partiel non annualisé »).

5. Cliquer sur <Enregistrer>.

Etape 5 - Initialisation du temps de travail hebdomadaire des agents à « temps partiel non annualisé »

Détail du dossier d’un agent page 46 : onglet "Horaires".

Cette étape ne concerne que les agents à temps partiel non annualisé.

Pour les agents à temps partiel annualisé, les dates planifiées au titre de l’annualisation de leur temps partiel doivent être saisies par l’administrateur du personnel comme des congés de type « Temps Partiel », de la même façon que les autres congés de type « Congés Annuels » déjà posés par ces agents (cf. ci-dessous Etape 9 - Saisie des congés déjà posés par chaque agent pour l’année courante)

1. Pour accéder au dossier de chaque agent concerné, double-cliquer sur le nom de l’agent dans l’arborescence "Gestion du Personnel" ;

2. Dans la fenêtre "INFORMATION" qui apparaît, cliquer sur <Modification> pour pouvoir modifier les données ;

3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquer sur l’onglet "Horaires" et préciser les horaires hebdomadaires de travail de l’agent en désactivant le bouton radio (« point vert ») de chaque demi-journée non travaillée dans la semaine ;

Dans cet onglet "Horaire", la quotité (temps complet ou partiel) est automatiquement renseignée pour tout agent de l’unité présent dans les systèmes d’information du CNRS, mais les horaires hebdomadaires de chaque agent sont systématiquement initialisés sur la base d’une quotité à 100%.

Il appartient donc à l’administrateur du personnel de définir, pour les agents à temps partiel (non annualisé), le ou les jours non travaillés dans la semaine afin qu’ils soient pris en compte dans leur planning et le calcul de leurs congés.

4. Cliquer sur <Enregistrer>.

Etape 6 - Attribution globale des congés annuels à chaque agent

Ré-attribution des congés annuels page 41.

L’attribution des congés annuels à chaque agent s’effectue, en fonction de sa quotité, sur la base des valeurs de référence des congés définie précédemment pour l’unité (cf. ci-dessus Etape 3 - Initialisation des valeurs de référence des congés dans l’unité)

1. Lancer l’attribution globale des congés annuels pour l’ensemble des agents, en allant dans "Configuration"/"re-attribution congés annuels" ;

2. Confirmer le lancement en cliquant sur <Oui> dans la fenêtre qui s’affiche.

Cette ré-attribution des congés annuels intègre normalement le calcul, pour chaque agent, du reliquat des congés annuels non pris sur l’année précédente.

Au démarrage de l’application, ce calcul n’est pas valide et il est nécessaire d’initialiser le reliquat de chaque agent à 0 par défaut : pour ce faire, après avoir lancer l’attribution des congés annuels, vous devez appeler l’équipe projet de la DSI afin de demander le passage de la requête d’initialisation à 0 des reliquats (Maj_reliquats.sql).

Etape 7 - Vérification des congés annuels attribués à chaque agent et saisie du reliquat de l’année précédente

Onglet "Congés Annuels & Maladie" page 66 : "Solde cumulé", jours "Ouvrables" et "Reliquat".

Suite à l’attribution globale des congés annuels à chaque agent de l’unité effectuée au démarrage de l’application, il appartient à l’administrateur du personnel de :

- vérifier que cette attribution des congés s’est correctement effectuée pour chacun des agents en fonction de sa quotité ;

- rectifier, si nécessaire, le nombre de jours de congés incorrectement attribués, notamment dans le cas particulier des agents à temps partiels, ainsi que d’éventuels nouveaux entrants (arrivés après le 1^er janvier de l’année courante) ;

- saisir, s’il y a lieu (selon la date de démarrage de l’application), le reliquat des congés de l’année précédente non pris par chaque agent avant la date limite fixée par la réglementation ;

- soustraire, s’il y a lieu (selon la date de démarrage de l’application), le nombre de jours de fractionnement en fonction des congés effectivement pris par chaque agent avant la date limite fixée par la réglementation.

Pour ce faire :

1. Accéder à la gestion des congés et absences de chaque agent en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le nom de l’agent dans l’arborescence "Gestion du Personnel" ;

2. Sélectionner l'option "Absences" dans le menu contextuel qui apparaît :

3. Cliquer sur l’onglet "Congés Annuels & Maladie" dans la fenêtre "Gestion des absences" qui s’affiche ;

4. Vérifier et, si nécessaire, rectifier les champs "Ouvrables" et/ou "Reliquat" afin d’obtenir l’affichage, dans la rubrique du "Solde cumulé", de la valeur exacte du nombre de jours auquel a droit l’agent en fonction de sa quotité, à la date de démarrage de l’application ;

Les champs "Ouvrables" et "Reliquat" sont saisissables afin de permettre à l’administrateur du personnel de rectifier, si nécessaire, le nombre de jours auquel a droit l’agent dans le respect de la réglementation en vigueur :

- réajuster le nombre total de jours attribués à une personne en fonction de sa quotité (temps complet ou partiel) ;

- renseigner ce nombre total de jours pour un nouvel entrant (arrivé après le 1^er janvier de l’année courante) en tenant compte de s’il s’agit d’un agent déjà CNRS (prise en compte du nombre de congés déjà pris) ou non (calcul au prorata du temps travaillé en fonction de la date d’entrée) ;

- intégrer, ou non, le reliquat du nombre de jours non pris au titre de l’année précédente, en fonction la date limite fixée par la réglementation ;

- prendre en compte, ou non, le nombre de jours de fractionnement, selon les congés effectivement pris en fonction de la date limite fixée par la réglementation.

A noter qu’il est possible de saisir un nombre de jours négatif dans le champ du "Reliquat".

5. Cliquer sur <Enregistrer>.

Etape 8 - Saisie des jours de congés imposés dans l’unité

Onglet "Congés/Travail" page 34 : "liste des congé exceptionnels" (de type « Jours Imposés » fixés par l’unité).

Le nombre de jours pouvant être imposé au titre, ou non, de l’ARTT est défini par la réglementation.

Les jours renseignés dans l’onglet "Congés/Travail" de la configuration comme imposés par l’unité, sont automatiquement comptabilisés par l’application dans le "Solde cumulé" des congés de chaque agent (onglet "Congés Annuels & Maladie" de leur dossier – cf. ci-dessus Etape 7 -) et pris en compte dans leur planning.

Avant de saisir les congés déjà posés par chaque agent pour l’année courante (cf. ci-dessous Etape 9 -), il s’agit de renseigner les congés imposés dans l’unité (au titre, ou non, de l’ARTT) qui auraient éventuellement été déjà fixés dans l’année au démarrage de l’application : par exemple, les jours de fermeture pour le pont du 1^er de l’an, du 1^er mai, …

1. Allez dans "Configuration"/"Paramètres généraux" ;

2. Cliquer sur onglet "Congés/Travail" dans la fenêtre qui s’affiche ;

3. Saisir chaque congé imposé par l’unité comme suit, dans la "liste des congés exceptionnels" ;

Ajout d’un congé imposé dans la "Liste des congés exceptionnels" :

- "Date Début" / "Heure Début" : sélectionner la date du premier jour du congé imposé dans le calendrier et renseigner l’heure début de ce premier jour ;

- "Date Fin" / "Heure Fin" : sélectionner la date du dernier jour du congé imposé dans le calendrier et renseigner l’heure fin de ce dernier jour ;

- "ARTT" : cocher la case si le congé est imposé au titre de l’ARTT.

4. Cliquer sur <Enregistrer>.

Etape 9 - Saisie des congés déjà posés par chaque agent pour l’année courante

Onglet "Congés Annuels & Maladie" page 66 : "liste des congés de l’agent".

Concernant les dates planifiées par les agents à temps partiel annualisé, l’administrateur du personnel doit notamment les saisir comme des congés de type « Temps Partiel » dans l’onglet "Congés Annuels & Maladie" de leur dossier, afin que ces dates soient prises en compte dans leur planning (les agents concernés conservant des horaires de travail hebdomadaire définis sur la base d’une quotité à 100%).

Il s’agit maintenant de saisir les congés déjà posés par chaque agent pour l’année courante, dont notamment les dates planifiées par les agents à temps partiel annualisé ; si des congés imposés par l’unité ont été saisis au préalable (cf. ci-dessus Etape 8 -), il convient d’abord de vérifier que le solde cumulé des congés de chaque agent a bien été mis à jour :

1. Accéder à la gestion des congés et absences de chaque agent en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le nom de l’agent dans l’arborescence "Gestion du Personnel" ;

2. Sélectionner l'option "Absences" dans le menu contextuel qui apparaît :

3. Cliquer sur l’onglet "Congés Annuels & Maladie" dans la fenêtre "Gestion des absences" qui s’affiche ;

4. Vérifier s’il y a lieu que les congés imposés, précédemment saisis (cf. dessus Etape 8 -), ont bien été pris en compte dans la mise à jour du "Solde cumulé" de l’agent, affiché en entête de l’onglet ;

5. Saisir les congés de type « Congés Annuels » déjà posés par l’agent pour l’année courante à la date de démarrage de l’application ainsi que, s’il s’agit d’un agent à temps partiel annualisé, les congés de type « Temps Partiel » déjà planifiés dans l’année ;

Eventuellement, si pour l’année courante d’autres types de congés ont déjà été pris ou posés par l’agent, il est également possible de les saisir au démarrage de l’application, selon les types de congés qui ont été précédemment définis pour l’unité (exemple congé de type « Maladie » – cf. ci-dessus Etape 3 - Initialisation des valeurs de référence des congés dans l’unité).

Chaque congé de l’agent, quelque soit son type, doit être saisi comme suit ;

Ajout d’un congé dans la "Liste des congés" de l’agent :

- "Absence" : sélectionner le type de congé dans la liste déroulante (« CA » pour « Congés Annuels », « TP » pour « Temps Partiel », …) ;

- "Du" / "à" : sélectionner la date du premier jour du congé dans le calendrier et renseigner l’heure début de ce premier jour ;

- "Au" / "à" : sélectionner la date du dernier jour du congé dans le calendrier et renseigner l’heure fin de ce dernier jour ;

- "Nb jours" : vérifier dans cette rubrique le nombre de jours calculé pour le congé ;

- "Observations" : saisir éventuellement des observations pour le congé ;

6. Cliquer sur <Enregistrer>.

Lors de l’enregistrement, vérifier que les différents congés saisis pour l’agent ont bien été pris en compte dans la mise à jour de son "Solde cumulé" affiché en entête de l’onglet "Congés Annuels & Maladie".

Etape 10 - Initialisation de chaque service de l’unité

Créer un nouveau dossier service page 55 : onglets "Service & Responsable" et "Composition du service".

Si les principes de validation des congés dépendent des services identifiés dans l’unité, l’administrateur du personnel doit alors créer dans l’application le dossier de chacun de ces services en saisissant le "Chef de service", son éventuel suppléant, ainsi que les différents autres membres qui le compose.

1. Aller dans "Fichier"/"Nouveau"/"Services" ;

2. Remplir obligatoirement les 2 onglets "Service & Responsable" et "Composition du service" dans la fenêtre qui s’affiche, en commençant par l’onglet "Service & Responsable" :

a) cliquer sur l’onglet "Service & Responsable" et renseigner :

- le nom du "Service" ;

- l’éventuel "Suppléant du Chef de Service" avec la liste déroulante des agents de l’unité ;

- le "Chef de Service actuel", via le tableau "Historique chef de service", en le sélectionnant dans "Chef de service" avec la liste déroulante des agents de l’unité, en précisant sa date de prise de fonction "Du" et en le cochant en tant que "Resp.Actuel" ;

b) cliquer sur l’onglet "Composition du service" :

- renseigner la "Quotité" (pourcentage de leur temps consacré au service) pour le "Chef de Service" et son éventuel "Suppléant" qui se sont affichés dans le tableau ;

- ajouter dans le tableau chaque autre membre du service en le sélectionnant dans "Nom agent" avec la liste déroulante des agents de l’unité, en précisant sa "Date d’entrée" et sa "Quotité" (pourcentage de son temps consacré au service) ;

3. Cliquer sur <Enregistrer>.

Etape 11 - Initialisation de chaque groupe d’expérience de l’unité

Créer un nouveau dossier expérience page 59 : onglets "Expérience & Responsable" et "Composition de l’expérience".

Si les principes de validation des congés dépendent des groupes d’expérience identifiés dans l’unité, l’administrateur du personnel doit alors créer dans l’application le dossier de chacun de ces groupes d’expérience en saisissant le "Responsable de l’expérience", son éventuel suppléant, ainsi que les différents autres membres qui le compose.

1. Aller dans "Fichier"/"Nouveau"/"Expériences" ;

2. Remplir obligatoirement les 2 onglets "Expérience & Responsable" et "Composition de l’expérience" dans la fenêtre qui s’affiche, en commençant par l’onglet " Expérience & Responsable" ; le renseignement de l’onglet "Contact(s) téléphonique(s) de l’expérience" étant facultatif :

a) cliquer sur l’onglet "Expérience & Responsable" et renseigner :

- le nom de l’"Expérience" ;

- l’éventuel "Suppléant du Responsable de groupe" avec la liste déroulante des agents de l’unité ;

- le "Responsable Expérience actuel", via le tableau "Historique responsable d’expérience", en le sélectionnant dans "Responsable Expérience" avec la liste déroulante des agents de l’unité, en précisant sa date de prise de fonction "Du" et en le cochant en tant que "Resp.Actuel" ;

b) cliquer sur l’onglet "Composition de l’expérience" :

- renseigner la "Quotité" (pourcentage de leur temps consacré à l’expérience) pour le "Responsable Expérience" et son éventuel "Suppléant" qui se sont affichés dans le tableau ;

- ajouter dans le tableau chaque autre membre du groupe d’expérience en le sélectionnant dans "Nom" avec la liste déroulante des agents de l’unité, en précisant sa "Date d’affectation" et sa "Quotité" (pourcentage de son temps consacré à l’expérience) ;

3. Cliquer sur <Enregistrer>.

Parametres généraux

F Pour accéder aux paramètres généraux :

1. Allez dans "Configuration"/"Paramètres généraux".

La fenêtre qui apparaît comporte 5 onglets : "Général", "Congés / Travail", "Visite médicale", "Catégorie Personnel" et "Liste(s) de diffusion".

Les onglets "Général" et "Congés / Travail" doivent impérativement être remplis pour effectuer le suivi des absences des agents de l’unité.

1 Onglet "Général"

Dans cet onglet, les quatre premières rubriques suivantes doivent être obligatoirement renseignées pour le bon fonctionnement de l’application :

"Nom du Laboratoire",

"nom du domaine" (paramètre nécessaire au fonctionnement de l’envoi d’email),

"Serveur de courrier" (paramètre également nécessaire au fonctionnement de l’envoi d’email),

"Gestionnaire personnel" correspond normalement à l’administrateur du personnel en charge du suivi des agents de l’unité dans l’application.

Il n’est normalement pas nécessaire de renseigner ces quatre premières rubriques, car elles sont configurées automatiquement lors de l’installation de l’application d’administration du personnel.

La rubrique suivante peut être renseignée à titre informatif (sa saisie est facultative pour le bon fonctionnement de l’application) :

"Gestionnaire Mission" : peut être identique ou non au "Gestionnaire personnel".

Enfin, les boutons radio situés en bas de l’onglet permettent d’agir sur :

la présentation graphique du logiciel : boutons radio "metal", "Motif/CDE" et "Windows" définissant à l’"Aspect interface".

En l’absence de paramétrage, la valeur "metal" est prise par défaut même si le bouton radio correspondant n’est pas activé.

l’affichage de l’arborescence "Gestion du Personnel" : bouton radio "Vue totale".

Lorsque le bouton radio est activé, les dossiers de tous les agents sont affichés.

Lorsque le bouton radio n’est pas activé, seuls les dossiers des agents présents sont accessibles; les dossiers « archivés » ne sont alors plus visibles.

Onglet "Etat Civil" page 46 : dossier « archivé » qui n’est plus mis à jour depuis les systèmes d’information du CNRS.

2 Onglet "Congés/Travail"

Cet onglet permet d’indiquer les valeurs de référence qui seront utilisées par l’application pour le traitement des congés.

Il doit être obligatoirement renseigné pour le bon fonctionnement de l’application.

Toutes les données entrées dans cet onglet conditionnent les différentes fonctionnalités de gestion des congés dans l’ensemble du logiciel : ces données doivent notamment être renseignées dans le respect de la réglementation.

Les rubriques à renseigner sont les suivantes :

Valeurs de référence des congés et du temps de travail définis dans l’unité :

- "Nombre de jours attribués" pour le nombre de jours de congés annuels donnés de droit,

- "ARTT" pour le nombre de jours d’ARTT donnés de droit,

- "#jour(s) fractionnement" pour le nombre de jours de fractionnement donnés de droit,

"Nombre de jours maximum d’épargne" : correspond au nombre maximum de jours que l’agent peut épargner de droit par année.

"Date d’affectation congés annuels" : correspond à la date de ré-attribution des congés annuels.

	La date d’affectation ou de re-attribution des congés annuels est définie par la réglementation.
	Ré-attribution des congés annuels page 41 : opération à effectuer impérativement chaque année.

"Date du solde du reliquat" : correspond au dernier jour d’utilisation des congés de l’année précédente (cf. circulaire d’application du CET).

"Durée de validité des jours de récupération" : indique le laps de temps accordé pour prendre les jours de récupération (cf. règlement intérieur de l’unité).

"Durée hebdomadaire de la semaine" pour le nombre d’heures de travail hebdomadaire prévu dans l’unité.

Le nombre de jours de congés annuels et de fractionnement, ainsi que d’ARTT en fonction de la durée hebdomadaire du temps de travail, sont définies par la réglementation.

Les valeurs de références renseignées ici pour l’unité sont automatiquement prises en compte par l’application dans le calcul, pour chaque agent en fonction de sa quotité (temps complet ou partiel), de sa durée hebdomadaire de travail et du nombre de jours de congés annuels attribués.

Onglet "Horaires" page 49 : horaires hebdomadaires de travail de chaque agent.

Onglet "Congés Annuels & Maladie" page 66 : nombre de jours attribué à chaque agent en "Ouvrables", "ARTT" et "Fractionnement".

"Durée de l’historique des absences" : x années précédentes sur lesquelles vous souhaitez conserver les informations des anciens plannings et congés.

Mettre à jour l’historique des absences page 40 : opération à effectuer chaque année pour supprimer les congés et plannings antérieurs à la durée de l’historique que vous avez renseignée ici.

"Liste des types de congés" pour décrire les différents types de congés que vous souhaitez traiter dans l’application :

Les types de congés traités par défaut par l’application sont :

- « Absence Professionnelle » / « AP »

- « Jours Imposés » / « JI »

- « Temps Partiel » / « TP »

- « Missions Métropole/Etranger » / « MI »

- « Missions CERN » / « MIC »

- « Formation Permanente » / « FP »

- « Activité Secondaire » / « AS »

- « Conférence » / « CONF »

- « Récupération » / « RECUP »

- "Mnémo. Congés" / "Description" : mnémonique et description que l’on souhaite attribuer au type de congé,

- "Nombre de congés" : nombre de jours auxquels donne droit le type de congé,

- "Calcul" : permet de préciser, en cochant ou non "Ouvrable", que le calcul du type de congé doit s’effectuer uniquement sur des jours ouvrables ou non,

- "Couleur" : permet de désigner une couleur pour le type de congé afin d’aider à la lisibilité des plannings.

Le nombre de jours, ouvrables ou non, auquel donne droit un type de congé, est défini par la réglementation.

"Liste des congés exceptionnels" pour fixer chaque année les jours de congés imposés dans l’unité (par exemple, les jours de fermeture pour les ponts de Noël, du 1^er de l’an, …) :

- "Date Début" / "Heure Début" : pour le début du congé imposé,

- "Date Fin" / "Heure Fin" : pour la fin du congé imposé,

- "ARTT" : à cocher si le congé est imposé au titre de l’ARTT.

Le nombre de jours pouvant être imposé au titre, ou non, de l’ARTT est défini par la réglementation.

Les jours renseignés ici, comme imposés dans l’unité, sont automatiquement comptabilisés par l’application dans le solde cumulé des congés de chaque agent et pris en compte dans leur planning.

Onglet "Congés Annuels & Maladie" page 66 : "Solde cumulé" des congés de chaque agent.

3 Onglet "Visite Médicale"

Le renseignement de cet onglet est facultatif pour le bon fonctionnement de l’application.

Il n’est à renseigner que si les visites médicales s’effectuent au sein de l’unité.

Les rubriques à renseigner dans l’onglet sont les suivantes :

"Fréquence des visites" : il s’agit du nombre de fois par mois où le médecin vient à l’unité ;

"Nombre de convoc./visite" : il s’agit du nombre de visites que le médecin peut faire au cours de sa vacation dans l’unité.

	Les données qui sont entrées dans cette fenêtre vont conditionner en particulier le nombre de personnes qui seront convoquées quand on sélectionne "Visite Médicale" dans la barre de menus.
	Convocation médicale page 93.

4 Onglet "Catégorie Personnel"

Le renseignement de cet onglet est facultatif pour le bon fonctionnement de l’application.

Il permet de définir les codes couleur associés aux différentes catégories de personnel, pour une meilleure lecture de l’arborescence "Gestion du Personnel" et des plannings.

Il se remplit comme un tableau.

Ajouter une ligne dans un tableau page 14.

Supprimer une ligne dans un tableau page 15.

F Pour modifier une couleur ou choisir une couleur particulière :

1. Cliquer sur la cellule correspondant à la couleur que vous voulez modifier :

a) la cellule se grise,

b) la cellule située à sa gauche ("Nom de la catégorie") change de couleur,

c) une flèche de menu déroulant apparaît sur la cellule de la couleur,

2. Double-cliquer sur la cellule correspondant à la couleur qui a été grisée ; la fenêtre suivante apparaît :

3. Cliquer sur la nouvelle couleur : l’"Aperçu" s’actualise.

4. Cliquer en dehors de la palette : celle-ci disparaît et la nouvelle couleur remplace l’ancienne.

5. Cliquer sur <Enregistrer>.

Lorsque tout a été enregistré, le nouveau code des couleurs ainsi défini s’affiche immédiatement sur la fenêtre de gauche, dans le cartouche "Catégorie de Personnel" situé au-dessous de l’arborescence "Gestion du Personnel".

5 Onglet "Liste(s) de diffusion"

Le renseignement de cet onglet est facultatif pour le bon fonctionnement de l’application.

Il permet de définir des listes de diffusion, afin d’adresser des informations à une liste restreinte de personnes par le biais de la messagerie internet ; par exemple : diffuser les informations concernant une formation uniquement aux personnes susceptibles d’être intéressées.

F Pour ajouter une liste

1. Cliquer sur le bouton droit de la souris sur l’entête du tableau : un menu contextuel s'affiche ;

2. Sélectionner l'option "Ajouter Liste de diffusions" du menu ;

3. Double cliquer sur chaque cellule de la ligne pour pouvoir la remplir :

d) dans "Nom de la liste": indiquer le nom que l’on souhaite attribuer à la liste,

e) dans "Adresse de la liste" : indiquer l’adresse email de la liste, ou lister les adresses email des agents à ajouter à la liste,

4. Cliquer sur <Enregistrer> pour valider la nouvelle liste de diffusion.

F Pour supprimer une liste de diffusion

1. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur la ligne : un menu contextuel s’affiche ;

2. Sélectionner l’option "Supprimer Liste de diffusions" du menu ;

3. Cliquer sur <Oui> du message de confirmation.

L’adresse de la liste peut être :

- soit une adresse de liste de distribution,

- soit une suite d’adresses de messagerie qu’il faut alors séparer par des virgules (",").

6 Onglet "Intitulés/Libellés"

Le renseignement de cet onglet est facultatif pour le bon fonctionnement de l’application.

Il permet de personnaliser les intitulés utilisés par l’application.

F Pour modifier un intitulé

1. Double cliquer dans la cellule de la ligne pour pouvoir la modifier :

a) dans "Texte affiché": indiquer le texte que vous souhaitez,

b) cliquer sur la touche « Tabulation » pour sortir du champ,

2. Cliquer sur <Enregistrer> pour valider la modification.

Il n’est pas prévu de m écanisme de retour à des valeurs par défaut.

Mise a jour de l’historique des absences

1 Généralités

Cette opération consiste à supprimer les congés et absences pris par les agents avant les x années de durée de l’historique : elle s’effectue normalement chaque début d’année.

Exemple : si l’année en cours au moment de la mise à jour est 2003 et que la durée de l’historique est de 2 ans, tous les congés ou absences pris avant le 1^er janvier 2001 seront supprimés lors de la mise à jour des absences et ne seront donc plus accessibles.

Onglet "Congés/Travail" page 34 : "Durée de l’historique des absences"

2 Mettre à jour l’historique des absences

F Pour mettre à jour l’historique des absences :

1. Aller dans "Configuration"/"Mise à jour de l’historique des absences" ; la fenêtre suivante apparaît :

2. Cliquer sur <Oui> pour confirmer ou sur <Non> pour abandonner la mise à jour.

Ré-attribution des congés annuels

1 Généralités

La ré-attribution des congés annuels consiste, chaque début d’année, à attribuer à chaque agent de l’unité le nombre de jours de congés auxquels il a droit pour la nouvelle année.

Cette opération est en quelque sorte une « mise à zéro ». Elle ré-attribue les jours de congés et calcule en même temps le reliquat de chacun des agents : les congés qui n’ont pas été pris par l’agent l’année précédente sont ainsi automatiquement comptabilisés comme reliquat lors de cette ré-attribution des congés annuels.

Cette ré-attribution des congés, intégrant la prise en compte du calcul du reliquat de l’année précédente, doit être effectuée impérativement chaque début d’année conformément à la réglementation.

Onglet "Congés Annuels & Maladie" page 66 : nombre de jours attribué à chaque agent en "Ouvrables" et "Reliquat".

2 Ré-attribuer les congés annuels

F Pour ré-attribuer les congés annuels :

1. Aller dans "Configuration"/"re-attribution congés annuels" ; la fenêtre suivante apparaît :

à modifier

Si l’attribution a déjà été faite pour l’année en cours, c’est la fenêtre de « sécurité » suivante qui apparaît afin d’éviter de ré-attribuer des congés plusieurs fois dans l’année :

2. Dans l’une ou l’autre de ces deux fenêtres, cliquer sur <Oui> pour confirmer la ré-attribution des congés annuels ou sur <Non> pour abandonner.

Dossiers / Organigramme

1 Dossier d’un agent permanent

1.1 Composition du dossier d’un agent

Le dossier d’un agent permanent se compose de 6 onglets : "Etat Civil", "RIB", "Formation initiale", "Horaires", "Téléphones et Contact" et "Carrière Classement".

Les informations des différents agents (permanents et non permanents) de l’unité sont extraites depuis les systèmes d’information du CNRS, puis importées dans l’application. Après un import, le nom de chaque agent apparaît sous le nœud "Personnel" de l’arborescence "Gestion du Personnel" affichée dans la fenêtre de gauche.

Cette extraction des systèmes d’information permet de mettre à jour automatiquement, pour chaque dossier des agents, les champs des sous-onglets "Identité" et "Adresse" dans l’onglet "Etat-Civil", le champ de la quotité dans l’onglet "Horaires", ainsi que (s’il s’agit d’un agent permanent) les champs du sous-onglet "Classement" dans l’onglet "Carrière/Classement".

Pour les agents non présents dans l’extraction (généralement de nouveaux entrants ou certains agents non permanents), il est possible de créer directement leur dossier dans l’application.

Créer le dossier d’un agent non permanent (étudiant, autre personnel, …) page 75 : possibilité de créer le dossier d’un agent « permanent » comme d’un agent « non permanent ».

1.2 Accéder au dossier d’un agent

F Pour faire apparaître les sous-dossiers d’un agent (Emploi/Groupe/Expe, Activité secondaire, Formation), cliquer sur le petit rond situé à gauche du nom de l’agent dans l’arborescence "Gestion du Personnel".

F Pour accéder au dossier d’un agent :

1. Double-cliquer sur le nom de l’agent dans l’arborescence "Gestion du Personnel" ;

2. Dans la fenêtre "INFORMATION" qui apparaît, cliquer sur :

<Consultation> pour visualiser les données ;

<Modification> pour avoir accès aux données et pouvoir les modifier.

Le mode choisi ("Consultation" ou "Modification") lors de l’ouverture d’un dossier s’affiche en haut de la fenêtre à côté du nom de l’agent.

En mode "Consultation", tous les champs sont grisés et par conséquent ne sont pas accessibles en saisie.

1.3 Détail du dossier d’un agent

Onglet "Etat Civil"

Il est composé de 3 sous-onglets : "Identité", "Situation Familiale", "Adresse".

Seul le renseignement du sous-onglet "Identité" est obligatoire, dans chaque dossier agent, pour le bon fonctionnement de l’application.

§ Sous-onglet "Identité"

Le renseignement de ce sous-onglet dans chaque dossier agent est impératif pour le bon fonctionnement de l’application.

"N° Agent" : il s’agit normalement du numéro attribué à l’agent dans les systèmes d’information du CNRS ; dans le cas particulier d’un agent créé directement dans l’application, un numéro local à l’unité lui est attribué par incrémentation. Dans tous les cas, ce numéro ne peut pas être modifié.

"Date d’entrée labo" et "Date de départ" : ces données peuvent être renseignées manuellement.

"Caractéristiques particulières" :

1. La case "Personnel permanent" doit être cochée s’il s’agit d’un agent permanent (chercheurs ou ITA).

2. La case "Mise à jour du dossier" doit être cochée s’il s’agit d’un agent présent dans l’unité, dont le dossier doit être mis à jour à chaque nouvelle extraction depuis les systèmes d’information du CNRS. Cette case doit être décochée dans le cas d’un agent qui n’est plus dans l’unité et dont le dossier est « archivé ».

Onglet "Général" page 33 : bouton radio "Vue totale" pour visualisés ou non les dossiers « archivés ».

3. La case "Travail Zone Sensible" ne concerne que les unités qui gèrent les visites médicales avec l’application : afin de traiter en conséquence les convocations aux visites médicales, cette case doit être cochée pour tout agent susceptible de travailler dans des zones sensibles.

Le nombre annuel de visites médicales est défini par la réglementation en fonction de la sensibilité du travail effectué : l’application considère qu’en cas de travail en zone sensible, un agent doit passer deux visites médicales par an au lieu d’une, avec un examen sanguin à chaque visite.

Onglet "Visite Médicale" page 36.

Onglet "Convocation Visite Médicale" page 93.

Les données de ce sous-onglet "Identité" sont automatiquement renseignées pour tout agent de l’unité présent dans les systèmes d’information du CNRS lors du 1er import effectué, puis mises à jour régulièrement au cours des imports suivants si la case "Mise à jour du dossier" est cochée.

L’administrateur du personnel doit cependant vérifier les différents champs du sous-onglet "Identité".

§ Sous-onglets "Situation Familiale" et "Adresse"

Le renseignement de ces 2 sous-onglets dans chaque dossier agent est facultatif pour le bon fonctionnement de l’application.

Onglet "RIB"

Si les missions des agents de l’unité sont gérées avec le logiciel, le renseignement de cet onglet dans chaque dossier agent est important pour la personne chargée de la gestion des missions.

Onglet "Formation Initiale"

Il est composé de 3 sous-onglets : "Ecoles et Diplômes", "Langues Etrangères" et "Compétences".

Le renseignement de ces 3 sous-onglets dans chaque dossier agent est facultatif pour le bon fonctionnement de l’application.

Onglet "Horaires"

§ Sous_onglet "Horaires"

Le renseignement de cet onglet dans chaque dossier agent est impératif pour le bon fonctionnement de l’application.

Il appartient donc à l’administrateur du personnel, non seulement de vérifier la quotité attribuée, mais surtout de définir pour les agents à temps partiel (non annualisé) le ou les jours non travaillés dans la semaine afin qu’ils soient pris en compte dans leur planning et le calcul de leurs congés.

	Pour les agents à temps partiel annualisé, leurs horaires doivent rester définis sur la base d’une quotité à 100%. Les dates planifiées par ces agents au titre de l’annualisation de leur temps partiel doivent être saisies par l’administrateur du personnel comme des absences à caractère exceptionnel.
	Saisir une absence à caractère exceptionnel page 65.

"Quotite (%)" : ce champ est à 100% par défaut ; une quotité de 100% correspond à un agent à temps complet et une quotité inférieure à une agent à temps partiel (par exemple 50% pour une personne à mi-temps). Ce champ doit être mis à jour lorsque l’agent change de quotité.

Définition du temps de travail hebdomadaire de l’agent grâce à chaque bouton radio correspondant à une demi-journée travaillée dans la semaine ; par défaut, le temps de travail hebdomadaire de l’agent est défini sur la base d’une quotité à 100% :

- demi-journée travaillée/non travaillée : la demi-journée est travaillée si le bouton radio est activé (« point vert ») ;

- horaires de chaque demi-journée travaillée : les horaires de la demi-journée sont matérialisés par un « rectangle bleu » qui peut être ajusté en fonction des horaires de l’agent.

"Durée Hebdo" : il s’agit de la durée hebdomadaire à effectuer par l’agent. Elle est calculée en fonction de sa quotité, sur la base de la durée hebdomadaire de la semaine définie pour un temps complet (quotité 100%) lors de la configuration de l’application.

Onglet "Congés/Travail" page 34 : "Durée hebdomadaire de la semaine".

"Total Heures" : il s’agit du total des heures travaillées dans la semaine par l’agent, qui ont été définies par les « rectangles bleus ».

Ø Comme les horaires ne peuvent être précisés qu’au quart d’heure près avec les « rectangles bleus », si la durée hebdomadaire calculée diffère du total des heures définies, au moment d’enregistrer l’application affiche le message d’avertissement suivant : cliquer alors sur <Oui> pour valider l’enregistrement des horaires de l’agent.

F Pour entrer les nouveaux horaires lors des changements de quotité

1. Cliquer sur <Nouveaux Horaires> : la fenêtre s’affiche sans horaires ;

2. saisir les nouveaux horaires et, si nécessaire, la quotité ;

3. cliquer sur <Enregistrer> pour valider la saisie : la fenêtre de dialogue suivante apparaît :

4. saisir la date d’application et cliquer sur <Oui> : le message suivant apparaît :

5. cliquer sur <Oui> pour valider.

Lors d’un changement de quotité, les droits à congés (congés annuels et ARTT) sont automatiquement mis à jour pour le personnel concerné.

§ Sous_onglet "Historique de la quotité"

Il permet de visualiser l’historique des changements de quotité tout au long de la carrière de l’agent.

Onglet "Téléphones et Contact"

Il est composé de 3 sous-onglets : "Tel. Personnel(s)", "Tel. Professionnel(s)", "Contact en cas d’accident".

Le renseignement de ces 3 sous-onglets dans chaque dossier agent est facultatif pour le bon fonctionnement de l’application.

Onglet "Carrière/Classement"

Il est composé de 2 sous-onglets pour les agents permanents : "Classement" et "Dossier Carrière".

Le renseignement du sous-onglet "Classement" est automatique (effectué lors de l’import des données extraites des systèmes d’information du CNRS), et le renseignement de l’onglet "Dossier Carrière" est facultatif pour le bon fonctionnement de l’application.

	Pour les agents non permanents, cet onglet n’existe pas. Il est remplacé par un autre onglet selon le type d’agent concerné.
	Créer le dossier d’un agent non permanent (étudiant, autre personnel, …) page 75.

§ Sous-onglet "Classement"

Les données de ce sous-onglet "Classement" sont automatiquement renseignées pour tout agent permanent de l’unité présent dans les systèmes d’information du CNRS : aucune de ces données n’est modifiable par l’administrateur du personnel.

Le renseignement des différents champs du sous-onglet « Classement » correspond aux données de référence de l’agent (arrêtées au 31 décembre de l’année en cours), telles qu’elles ont été extraites des systèmes d’information du CNRS : aucune de ces données n’est modifiable.

§ Sous-onglet "Dossier Carrière"

Ce sous-onglet permet de sauver, puis de récupérer, le dossier carrière d’un agent permanent dans une base de donnée.

Seul le dossier carrière de l’année en cours peut ainsi être conservé en base. Le dossier carrière de l’année suivante ne peut être sauvé en base qu’en venant remplacer le dossier précédent de l’agent.

F Pour sauver en base le dossier carrière de l’agent :

Pré-requis : le dossier carrière doit être présent dans l’arborescence de votre poste de travail pour pouvoir être sauvé en base.

1. Cliquer avec le bouton droit sur l’entête du tableau affiché : un menu contextuel s’affiche ;

2. Sélectionner l'option "Ajouter Dossier Carrière" du menu : une ligne vide est créée dans le tableau ;

3. Compléter les rubriques "Année", "Prime Juin" et "Prime Décembre" en cliquant à l’intérieur des cellules correspondantes : l’année doit obligatoirement être renseignée ;

4. Cliquer dans la cellule "Lire/Sauver dossier" de la ligne, une liste déroulante apparaît avec deux possibilités :

5. Cliquer sur "Sauver en B.D", puis dans la fenêtre qui s’affiche :

6. Sélectionner le fichier concerné dans l’arborescence des répertoires de votre poste de travail.

7. Cliquer sur <Enregistrer>. Une fois sauvé en base, le nom du fichier apparaît dans le champ de la rubrique "Lire/Sauver dossier".

F Pour récupérer en base le dossier carrière de l’agent :

1. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le nom du dossier qui est affiché dans le champ de la rubrique "Lire/Sauver dossier", une liste déroulante apparaît avec deux possibilités :

2. Cliquer sur "Récupérer" pour consulter le dossier carrière.

Seul le dossier de l’année en cours peut être consultable, chaque année l’ancien dossier doit être « écrasé » par le nouveau. Ainsi, il n’est pas possible d’ajouter un dossier autre que celui d’une année : si vous essayez d’ajouter une ligne au tableau (clic droit sur l’entête puis "Ajouter Dossier Carrière"), l’application affiche le message d’erreur suivant :

1 Dossier service / dossier expérience

1.1 Accéder à un dossier service ou un dossier expérience

	L’appartenance des agents aux services et groupes d’expérience constitués dans l’unité détermine les principes de validation de leurs congés et missions via le site intranet et l’envoi d’email.
	La validation des congés et missions (envoi d’email) page 17.

F Pour afficher la liste des dossiers :

1. Double-cliquer sur le nœud "Service(s)" ou "Expérience(s)" dans l’arborescence "Gestion du Personnel".

F Pour accéder au dossier :

1. Double-cliquer sur le nom du service ou de l’expérience dans l’arborescence.

2. Dans la fenêtre "information" qui apparaît, cliquer sur :

<Modification> pour avoir accès aux données et pouvoir les modifier ;

<Consultation> pour visualiser les données.

Le mode choisi ("Consultation" ou "Modification") lors de l’ouverture d’un dossier s’affiche en haut de la fenêtre à côté du nom du service ou de l’expérience.

En mode "Consultation", touts les champs sont grisés et par conséquent ne sont pas accessibles en saisie.

En cliquant sur le nom du service ou de l’expérience, les noms des agents du service ou de l’expérience s’affichent dans l’arborescence "Gestion du Personnel". Le nom du chef de service ou du responsable d’expérience est écrit en jaune et encadré de jaune, celui du suppléant est écrit en bleu et italique.

1.2 Créer un nouveau dossier service

F Pour créer un service :

1. Cliquer sur l’icône "créer un nouveau service" dans la barre des icônes :

2. Aller dans "Fichier"/"Nouveau"/"Services"

3. Remplir obligatoirement les 2 onglets "Service & Responsable" et "Composition du service" dans la fenêtre de création du service qui s’affiche, comme décrit dans les paragraphes suivants ;

4. Cliquer sur <Enregistrer> dans la fenêtre de création du service.

Une fois les toutes les données correctement entrées dans les 2 onglets "Service & Responsable" et "Composition du service", après avoir cliquer sur <Enregistrer> dans la fenêtre de création du service, le nom du nouveau service apparaît dans l’arborescence "Gestion du Personnel".

Onglet "Service & Responsable"

F Pour définir le nom du service :

1. Saisir le nom du service dans le champ de la rubrique "Service".

F Pour définir le chef de service :

1. Cliquer avec le bouton droit de la souris dans l’entête du tableau "Historique chef de service" : un menu contextuel apparaît ;

2. Sélectionner l’option "Ajouter Historique chef de service" du menu : une ligne vide est alors crée dans le tableau ;

3. Dans la cellule "Chef de service" du tableau, sélectionner un nom dans la liste déroulante ;

4. Cocher la case "Resp. Actuel" : le nom du chef de service apparaît alors en face de la rubrique "Chef de Service actuel" ;

5. Indiquer la date de prise de fonction dans la cellule "Du" du tableau.

A noter que la date de fin "Au" ne doit pas être saisie pour le chef actuel ; lors de l’ajout d’un nouveau chef de service dans le tableau, la date de fin du précédent chef est renseignée par défaut à la date début du nouveau chef.

F Pour définir le suppléant du chef de service

1. Sélectionner le nom de l’agent qui remplit la fonction dans la liste déroulante du champ de la rubrique "Suppléant du Chef de Service".

La définition du suppléant n’est pas obligatoire, mais c’est une notion importante car elle intervient dans la validation des congés. En effet, lorsqu’une demande de congé est faite par un agent, cette demande est soumise (s’il appartient à un service) à son chef de service et, en cas d’absence de celui-ci, au suppléant du chef de service.

Après avoir rempli l’onglet "Service & Responsable", vous devez remplir l’onglet "Composition du service" avant d’enregistrer les données de la fenêtre "Création" du service.

Onglet "Composition du service"

F Pour saisir la quotité du chef de service et de son suppléant :

1. Renseigner la cellule "Quotité" du chef de service et de son suppléant éventuel (précédemment saisis dans l’onglet "Service & Responsable"), dont le nom et la date d’entrée dans le service s’affichent automatiquement dans le tableau présentant la liste des agents composant le service : cette quotité correspond au pourcentage de leur temps qu’ils consacrent au service.

Un changement de chef de service actuel dans l’onglet "Service & Responsable" ne supprime pas automatiquement le chef de service précédent de la composition du service : si celui-ci ne fait plus partie du service, il faut donc ensuite venir le supprimer dans l’onglet "Composition du service".

Par contre, lors d’un changement de suppléant dans l’onglet "Service & Responsable", l’application propose automatiquement (via une fenêtre de confirmation) de supprimer, ou non, le suppléant précédent de la composition du service.

F Pour saisir les noms des agents qui composent le service :

1. Cliquer avec le bouton droit dans l’entête du tableau : un menu contextuel apparaît ;

2. Sélectionner l’option "Ajouter Composition du service" du menu contextuel ;

3. Dans la cellule "Nom Agent" du tableau, sélectionner le nom de l’agent à l’aide de la liste déroulante ;

4. Cliquer sur la flèche située dans la cellule "Date d’entrée" et sélectionner la date souhaitée dans le calendrier ;

5. Renseigner la cellule "Quotité" : celle-ci correspond au pourcentage de son temps que l’agent consacre au service (100% par défaut).

Un agent peut éventuellement faire partie de plusieurs services ; il partage ainsi son temps entre ces services et il est important de connaître celui pour lequel il travaille le plus. Ses demandes de congés sont transmises, pour validation, au chef du service (ou en cas d’absence son suppléant) pour lequel sa quotité est la plus importante.

Si un agent appartient à un ou plusieurs services, ainsi qu’à un ou plusieurs groupes d’expérience, c’est toujours au chef du service (ou son suppléant) pour lequel sa quotité est la plus importante que sont transmises ses demandes de congés.

Ø Pour pouvoir ajouter une ligne au tableau, il faut que la ligne précédente soit entièrement remplie (à l’exception de la rubrique "Date de départ" qui n’est pas obligatoire), sinon au moment d’enregistrer, le message d’erreur suivant apparaît :

Ø Si un nom entré « manuellement » ne correspond pas à celui d’un agent existant, l’application ne peut pas enregistrer la saisie. Le message d’erreur suivant apparaît :

Ø Au moment d’enregistrer, l’application vérifie également si le nom de service saisi n’est pas déjà utilisé, auquel cas le message suivant apparaît :

Ø L’application vérifie aussi si la quotité entrée, pour chaque agent du service, est compatible avec celle éventuellement déjà entrée dans un ou plusieurs autres services. Si la quotité totale d’un agent est déjà à 100% entre un ou plusieurs services, le message d’erreur suivant apparaît en indiquant la quotité déjà affectée dans ce ou ces services :

Ø Dans certains cas, si l’application refuse d’enregistrer et affiche le message d’erreur suivant, retourner à l’onglet "Service et Responsable", et le compléter (un champ n’est certainement pas renseigné).

1.3 Créer un nouveau dossier expérience

F Pour créer une nouvelle expérience :

1. Cliquer sur l’icône "créer un nouvelle expérience" dans la barre des icônes :

1. Aller dans "Fichier"/"Nouveau"/"Expériences"

2. Remplir, dans la fenêtre de création de l’expérience qui s’affiche, obligatoirement les 2 onglets "Expérience & Responsable" et "Composition de l’expérience", ainsi qu’éventuellement l’onglet "Contact(s) téléphonique(s) de l’expérience", comme décrit dans les paragraphes suivants ;

3. Cliquer sur <Enregistrer> dans la fenêtre de création de l’expérience.

Une fois les toutes les données correctement entrées dans les 2 onglets Expérience & Responsable" et "Composition de l’expérience", après avoir cliquer sur <Enregistrer> dans la fenêtre de création de l’expérience, le nom de la nouvelle expérience apparaît dans l’arborescence "Gestion du Personnel".

Onglet "Expérience & Responsable"

Les principes pour saisir les données d’une nouvelle expérience dans l’onglet "Expérience & Responsable" sont exactement les mêmes que ceux décrits pour un nouveau service dans l’onglet "Service & Responsable". La seule différence réside dans les termes : il ne s’agit plus de « service » mais d’« expérience », plus de « chef de service » mais de « responsable du groupe d’expérience ».

Onglet "Service & Responsable" page 56.

Onglet "Composition de l’expérience"

Les principes pour saisir les données d’une nouvelle expérience dans l’onglet "Composition de l’expérience" sont exactement les mêmes que ceux décrits pour un nouveau service dans l’onglet "Composition du service". La seule différence réside dans les termes : il ne s’agit plus de « date d’entrée » mais de « date d’affectation ».

Onglet "Composition du service" page 57.

Un agent peut éventuellement faire partie de plusieurs groupes d’expérience ; il partage ainsi son temps entre ces expériences et il est important de connaître celle pour laquelle il travaille le plus. S’il n’appartient à aucun service, ses demandes de congés sont transmises, pour validation, au responsable de l’expérience (ou en cas d’absence son suppléant) pour laquelle sa quotité est la plus importante.

Cependant si un agent appartient à un ou plusieurs services, ainsi qu’à un ou plusieurs groupes d’expérience, c’est toujours au chef du service (ou son suppléant) pour lequel sa quotité est la plus importante que sont transmises ses demandes de congés.

A noter que les quotités d’un agent entre service(s) et expérience(s) sont considérées de façon indépendante par l’application : un agent pouvant être affecté, d’une part à 100% au plus entre un ou plusieurs services, et d’autre part à 100% au plus entre une ou plusieurs expériences.

Onglet "Contact(s) téléphonique(s) de l’expérience"

Le renseignement de cet onglet est facultatif pour la création d’une expérience.

F Pour ajouter un contact téléphonique :

1. Cliquer avec le bouton droit de la souris dans l’entête du tableau "Contact de l’expérience" : un menu contextuel s’affiche,

2. Sélectionner l’option "Ajouter Contact de l’expérience" du menu : une ligne vide est alors créée dans le tableau,

3. Indiquer le numéro de téléphone dans le champ "Numéro",

4. Indiquer éventuellement des précisions dans le champ "Commentaires".

2 Générer l’organigramme

L’application permet d’afficher l’organigramme des différents services et groupes d’expérience ou l’organigramme complet de l’unité.

F Pour afficher un organigramme :

1. Cliquer sur l’icône "génération de l’organigramme" dans la barre des icônes ;

la fenêtre suivante s’affiche :

2. Séléectionner le service ou le groupe d’expérience dont vous souhaitez l’organigramme ; la fenêtre suivante s’affiche :

L’item "Complet" permet d’afficher tous les organigrammes de l’unité les uns à la suite des autres.

F Pour imprimer l’organigramme : cliquer sur <Imprimer>.

3 Afficher les comptes-rendus sur le personnel

F Pour afficher les comptes-rendus sur le personnel :

1. Cliquer sur l’icône "Affichage du compte-rendu sur le personnel" dans la barre des icônes :

1. Aller dans "Etat(s) de sortie du Personnel"/"Compte-rendu sur le personnel"

2. Indiquer le type de personnel pour lequel vous souhaitez un compte-rendu en activant le bouton radio correspondant :

3. Cliquer sur <Valider>.

Il est possible de sélectionner plusieurs types de personnel en une seule fois, en activant plusieurs boutons radio.

Le compte rendu sur le personnel se présente sous la forme de la fenêtre suivante :

Cette fenêtre peut s’agrandir.

F Pour supprimer une colonne du tableau "Compte-rendu sur le personnel", le temps de son impression ou de son exportation sous Excel :

1. Se positionner dans la colonne avec la souris ;

2. Cliquer avec le bouton droit dans la colonne ; un menu contextuel apparaît :

3. Sélectionner l’option "Suppression de la colonne" : la colonne disparaît au niveau de l’affichage. Il est alors possible d’imprimer le tableau ou de l’exporter. Dans tous les cas, au prochain affichage du tableau "Compte-rendu sur le personnel", la colonne s’affichera à nouveau.

F Pour imprimer le tableau "Compte-rendu sur le personnel" : cliquer sur <Imprimer>.

F Pour exporter le tableau "Compte-rendu sur le personnel" :

1. Cliquer sur <Export Excel> ; la fenêtre suivante s’affiche :

2. Indiquer, dans la rubrique "Nom de fichier", le nom du fichier qui sera créé avec les données ;

3. Sélectionner, dans la rubrique "Rechercher dans", l’emplacement dans l’arborescence des répertoires du poste de travail où l’application enregistrera le fichier ;

4. Cliquer sur <Sauver>.

Gestion des congés et absences - Planning

1 Saisir une absence à caractère exceptionnel

Les congés annuels et les missions, ainsi que les absences professionnelles, sont directement posées par les agents, via le site intranet.

Les absences professionnelles ne sont posées qu’à titre informatif ; elles ne sont pas soumises à validation.

Par contre, toute demande de congés annuels ou de missions posée par les agents est expressément soumise à la validation du chef de service ou du responsable d’expérience concerné dans l’unité.

Les principes de validation (via le site intranet et l’envoi d’email) des congés et missions posés par les agents sont déterminés par leur appartenance aux services et groupes d’expérience constitués dans l’unité.

La validation des congés et missions (envoi d’email) page 17.

Créer un nouveau dossier service page 55.

Créer un nouveau dossier expérience page 59.

Pour les autres types d’absence (dite à caractère exceptionnel, telle que maladie, accident, déménagement, mariage, …), les agents doivent en informer l’administrateur du personnel pour qu’il les traite dans l’onglet "Congés Annuels & Maladie" de leur dossier.

Concernant les dates planifiées par les agents à temps partiel annualisé, l’administrateur du personnel doit notamment les saisir comme des absences à caractère exceptionnel de type temps partiel dans l’onglet "Congés Annuels & Maladie" de leur dossier, afin que ces dates soient prises en compte dans leur planning (les agents concernés conservant des horaires de travail hebdomadaire définis sur la base d’une quotité à 100%).

Onglet "Horaires" page 49.

De même, pour toute demande de récupération (suite à des heures supplémentaires effectuées en accord avec la hiérarchie), les agents doivent en informer l’administrateur du personnel pour qu’elle soit traitée dans l’onglet "Récupération" et comptabilisée dans l’onglet "Congés Annuels & Maladie" de leur dossier.

F Pour accéder aux 2 onglets "Congés Annuels & Maladie" et "Récupération" du dossier d’un agent :

1. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le nom de l’agent concerné dans l’arborescence "Gestion du Personnel" : un menu contextuel apparaît ;

2. Sélectionner l'option "Absences" du menu : la fenêtre "Gestion des absences" s’affiche avec les 2 onglets "Congés Annuels & Maladie" et "Récupération" du dossier de l’agent.

1.1 Onglet "Congés Annuels & Maladie"

Rubriques, en entête de l’onglet, relatives au calcul du solde cumulé des congés de l’agent :

Parmi ces rubriques relatives au solde cumulé des congés de l’agent, les champs "Ouvrables" et "Reliquat" sont saisissables afin de permettre à l’administrateur du personnel de maintenir, en cours d’année, le respect de la réglementation en vigueur :

- réajuster le nombre total de jours attribués à une personne qui change de quotité ;

- décrémenter, s’il y a lieu, le reliquat du nombre de jours non pris au titre de l’année précédente, à la date limite fixée par la réglementation ;

- décrémenter, s’il y a lieu, les jours ouvrables et/ou le reliquat du nombre de jours de fractionnement, selon les congés pris à la date limite fixée par la réglementation.

A noter qu’il est possible de saisir un nombre de jours négatif dans le champ du "Reliquat".

- "Solde cumulé" : cette rubrique (non modifiable) indique le nombre de jours de congés déjà posés sur le nombre total de jours que peut prendre l’agent.

Dans le calcul du "Solde cumulé" :

- le nombre total de jours que peut prendre l’agent correspond à l’addition de ses jours de congés ouvrables, d’ARTT, de récupération, de reliquat et de fractionnement ;

- le nombre de jours de congés déjà posés intègre notamment les jours de congés imposés qui ont étés fixés dans l’unité.

Onglet "Congés/Travail" page 34 : "Liste des congés exceptionnels" (jours imposés dans l’unité).

- "Attribution année en cours" : cette rubrique (non modifiable) comptabilise le nombre total de jours de congés auxquels l’agent a droit pour l’année, en comptant les jours de congés ouvrables, d’ARTT et de fractionnement, mais sans compter les jours de récupération et de reliquat.

- "Ouvrables" : cette rubrique (modifiable) correspond au nombre de jours congés ouvrables auxquels a droit l’agent. Par défaut, elle est renseignée avec la valeur indiquée pour un temps complet (sur la base d’une quotité 100%) dans "nombre de jours attribués", lors de la configuration de l’application dans l’onglet "Congés/Travail".

- "ARTT" : cette rubrique (non modifiable) correspond au calcul des jours d’ARTT auxquels a droit l’agent en fonction de sa quotité, sur la base du nombre de jours indiqué pour un temps complet dans "ARTT", lors de la configuration de l’application dans l’onglet "Congés/Travail".

- "Fractionnement" : cette rubrique (non modifiable) est renseignée automatiquement avec la valeur indiquée dans "jours de fractionnement", lors de la configuration de l’application dans l’onglet "Congés/Travail".

Onglet "Congés/Travail page 34 : "nombre de jours attribués", "ARTT" et "jours de fractionnement".

- "Reliquat" : cette rubrique (modifiable) est calculée automatiquement lors de la re-attribution des congés annuels effectuée chaque début d’année ; elle comptabilise le nombre de jours de congés non pris par l’agent au titre de l’année précédente et qu’il a l’autorisation de prendre pour l’année en cours.

Ré-attribution des congés annuels page 41 : opération à effectuer impérativement chaque année.

- "Récup." : cette rubrique (non modifiable) est renseignée automatiquement à partir du nombre de jours de récupération entré, pour l’année en cours, dans l’onglet "Récupération" du dossier de l’agent ; il s’agit du nombre de jours de récupération auxquels il à droit, au titre d’heures supplémentaires effectuées en accord avec sa hiérarchie.

Onglet "Récupération" page 69.

- "Quotité" : cette rubrique (non modifiable) est renseignée automatiquement à partir de la quotité de l’agent indiquée dans l’onglet "Horaires" de son dossier.

Onglet "Horaires" page 49 : "Quotité (%)" (temps complet ou partiel).

"Liste des congés" de l’agent :

L’administrateur du personnel a tous les droits de mise à jour sur cette liste des congés de l’agent présentée dans l’onglet "Congés Annuels & Maladie".

Ainsi, il peut poser non seulement les absences à caractère exceptionnel de l’agent, mais aussi directement des absences de type congés annuels et missions : ces absences sont alors considérées par l’application comme étant implicitement validées (sans passer par l’accord formel du chef de service ou du responsable d’expérience concerné).

De même, l’administrateur du personnel peut également supprimer des congés annuels ou missions de l’agent qui ont déjà été validés (alors que l’agent lui-même ne peut les supprimer, via le site intranet, que s’ils sont encore en instance de validation).

A noter que seuls les congés annuels et missions des agents, dont la validation est effective, sont visualisables par l’administrateur du personnel dans l’onglet "Congés Annuels & Maladie" de leur dossier.

F Pour saisir une absence dans le tableau de la "Liste des congés" de l’agent :

1. Cliquer avec le bouton droit dans l’entête du tableau : un menu contextuel apparaît ;

2. Sélectionner l’option "Ajouter" du menu contextuel ;

3. Dans la cellule "Absence" du tableau, sélectionner le type de congé à l’aide de la liste déroulante ;

4. Cliquer sur la flèche située dans la cellule "Du" et sélectionner la date du premier jour de congé dans le calendrier, puis renseigner la cellule suivante "à" avec l’heure début de ce premier jour ;

5. Cliquer sur la flèche située dans la cellule "Au" et sélectionner la date du dernier jour de congé dans le calendrier, puis renseigner la cellule suivante "à" avec l’heure fin de ce dernier jour ;

6. Vérifier le nombre de jours calculé pour le congé dans la cellule "Nb jours" ;

7. Renseigner si nécessaire la cellule "Observations" ;

8. Cliquer sur <Enregistrer>.

F Pour supprimer une absence dans le tableau de la "Liste des congés" de l’agent :

1. Cliquer avec le bouton droit dans l’entête du tableau : un menu contextuel apparaît ;

2. Sélectionner l’option "Supprimer" du menu contextuel ;

3. Cliquer sur <Enregistrer>.

"Liste des types de congés & Comptabilisation" pour l’agent au titre de l’année en cours : cette liste est basée sur celle des types de congés définis pour l’unité lors de la configuration de l’application dans l’onglet "Congés/Travail".

Onglet "Congés/Travail page 34 : "Liste des types de congés".

- La colonne "Attribué(s)" indique le nombre de jours auxquels donne droit chaque type de congé, tel qu’il a été défini lors de la configuration dans l’onglet "Congés/Travail" ;

- La colonne "Utilisé(s)" indique le nombre de jours déjà pris par l’agent pour chacun des types de congés spécifiés. Ce nombre s’incrémente automatiquement pour chaque type, en fonction des absences saisies dans le tableau précédent de la "Liste des congés" de l’agent. Cette colonne "Utilisé(s)" est remise à zéro, lors de la re-attribution des congés annuels effectuée chaque début d’année.

Ré-attribution des congés annuels page 41 : opération à effectuer impérativement chaque année.

1.2 Onglet "Récupération"

Lorsqu’un agent lui fait parvenir une demande de récupération (pour des heures supplémentaires effectuées en accord avec sa hiérarchie), l’administrateur du personnel doit la saisir dans le tableau de l’onglet "Récupération" de son dossier :

Le nombre de jours saisi dans la colonne "Nombre de jours" du tableau est ensuite automatiquement intégré au calcul du "Solde cumulé", dans l’onglet "Congés Annuels & Maladie" du dossier de l’agent.

Cependant, conformément à la circulaire de mise en œuvre du compte épargne temps, les jours de récupération ne sont pas intégrés au reliquat des jours de congé et doivent être récupérés dans le délai stipulé dans le règlement intérieur de l’unité.

Onglet "Congés Annuels & Maladie page 66 : "Récup." et "Solde cumulé".

1.3 Onglet "Epargne Temps"

Il est utilisé pour la gestion du compte épargne temps dans l’unité et permet d’éditer un document regroupant les informations nécessaires à la gestion du CET par les délégations (cf. circulaire n° 040001DRH du 5 mars 2004 relative à la mise en œuvre du compte épargne temps au CNRS).

Le tableau "Epargne Temps" représente l’historique des jours épargnés.

"Montant total de l’épargne"est le total de jours accumulés au cours des années. Il permet de connaître à tout moment la situation de l’agent au regard des 40 jours minimum à épargner pour pouvoir utiliser le CET.

"Année" est l’année de référence.

"Date d’attribution" indique la date à laquelle la ligne est créée.

"Nombre de jours épargnés" indique le nombre total de jours que l’agent peut épargner. Ce nombre est automatiquement actualisé chaque fois que l’agent prend des congés.

"Nombre de jours épargnés" indique le total des jours que l’agent souhaite épargner pour l’année de référence.

F Pour visualiser l’année en cours

2. cliquer avec le bouton droit : un menu contextuel apparaît ;

3. sélectionner l’option "Ajouter Epargne Temps".

Edition du formulaire de demande d’épargne

Ce formulaire récapitule :

- l’identité et la situation administrative de l’agent,

- l’état des congés de l’année de référence,

- le calendrier de tous les congés pris par l’agent au cours de l’année.

Il peut être édité et sert de justificatif à la demande d’épargne de l’agent.

2 Générer l’emploi du temps : planning

F Pour avoir accès au planning général de l’ensemble des membres de l’unité :

1. Cliquer sur l’icône "générer l’emploi du temps" dans la barre des icônes :

1. Aller dans "Fichier"/"Nouveau"/"Emploi Du Temps"

la fenêtre suivante s’affiche avec le planning général de l’unité :

Ce planning général est présenté, par défaut, pour la totalité des agents avec un découpage en mois autour de la période du jour de consultation :

- "Catégories d’absences" : donne les codes couleur utilisés pour différencier les types de congés dans l’affichage du planning ; il s’agit des codes couleurs qui ont été définis pour chacun des types de congés, lors de la configuration de l’application dans l’onglet "Congés/Travail".

Onglet "Congés/Travail page 34 : "Liste des types de congés".

- "Type d’affichage" : permet de préciser l’échelle de temps souhaitée pour l’affichage du planning.

- "Période" : permet de préciser la plage d’affichage du planning.

- "Vue personnel" : permet de restreindre l’affichage du planning à un service ou à un groupe d’expérience.

- "Commande" : permet de recharger l’affichage du planning, afin de faire figurer les dernières modifications effectuées (création d’un service, création d’un dossier agent, convocation à des visites médicales, …).

Lors de la demande de génération de l’emploi du temps, l’affichage du planning peut prendre quelques secondes : le temps que l’application prenne en compte les congés de chacun des agents de l’unité.

3 Etat des absences du personnel

L’application permet d’imprimer un tableau récapitulatif des jours utilisés par chaque agent de l’unité, avec le calcul de leur reliquat sur l’année précédente et l’année en cours.

F Pour imprimer le tableau "Etat des absences du personnel" :

1. Aller dans "Etat(s) de sortie du Personnel"/"Etat des congés du personnel" :

la fenêtre suivante s’affiche :

2. Sélectionner l’année ; la fenêtre suivante s’affiche :

3. Sélectionner un ou plusieurs services et/ou une ou plusieurs expériences ; la fenêtre suivante s’affiche :

4. Cliquer sur <Imprimer>.

Les calculs sont faits à la date du jour.

Formation

Ce module ne concerne que les unités qui gèrent, avec l’application, les formations autofinancées par l’unité.

1 Accéder à un dossier formation

F Pour afficher la liste des dossiers formation :

1. Cliquer deux fois sur le nœud "Formation(s) continue(s)/Conférence(s)" dans l’arborescence "Gestion du Personnel" ;

2. Cliquer sur le nœud du type de formation choisie (électronique, informatique…).

F Pour accéder au dossier d’une formations:

1. Double-cliquer sur le nom de la formation dans l’arborescence ;

2. Dans la fenêtre "information" qui apparaît, cliquer sur :

<Modification> pour avoir accès aux données et pouvoir les modifier ;

<Consultation> pour visualiser les données.

Le mode choisi ("Consultation" ou "Modification") lors de l’ouverture d’un dossier s’affiche en haut de la fenêtre.

En mode "Consultation", tous les champs sont grisés et par conséquent ne sont pas accessibles en saisie.

Lorsque des agents sont inscrits à une formation, leur nom s’affiche alors dans l’arborescence "Gestion du Personnel", sous "Inscription" de la formation concernée.

2 Créer une nouvelle formation ou ajouter une session

F Pour créer une nouvelle formation :

1. Cliquer sur l’icône "créer un nouvelle formation" dans la barre des icônes :

1. Aller dans "Fichier"/"Nouveau"/"Formations" ;

1. Sélectionner l’option "Formation Continue"/"Création Formation Continue".

La fenêtre qui s’affiche comporte 2 onglets, "Descriptif" et "Horaires", qui permettent :

- de définir une nouvelle formation,

- d’ajouter des sessions à des formations déjà définies.

2.1 Onglet "Descriptif"

"Numéro de formation" : ce numéro s’incrémente automatiquement à chaque nouvelle formation créée.

Pour ajouter une session à une formation déjà définie, il suffit de sélectionner le "Titre de la formation" à l’aide du menu déroulant et de compléter directement l’onglet "Horaires".

2.2 Onglet "Horaires"

Trois types de formation ont été définis en fonction du nombre et de la fréquence des séances ou sessions. Ainsi, sont distinguées :

- les formations ponctuelles,

- les formations régulières,

- les formations longue durée.

Formations ponctuelles

Ce sont des formations comportant une ou plusieurs sessions qui n’ont pas de caractère de régularité ; elles sont ponctuelles (sur une journée, plusieurs jours ou une semaine) et ne nécessitent pas plusieurs séances étalées dans le temps.

F Pour créer une session d’une formation ponctuelle :

1. Activer le bouton radio "Formation Ponctuelle" uniquement si la formation est définie pour la première fois ;

2. Cliquer avec le bouton droit de la souris dans l’entête du tableau "Liste des sessions" : un menu contextuel apparaît ;

3. Sélectionner l’option du menu "Ajouter Session(s) de la formation" ;

4. Cliquer dans la ligne du tableau qui a été créée ;

5. Remplir les cellules du tableau "Période(s) de la formation" qui s’affiche :

a) cliquer avec le bouton droit dans l’entête du tableau "Période(s) de la formation" : un menu contextuel apparaît ;

b) sélectionner l’option du menu "Ajouter Période(s) de la formation" ;

c) cliquer dans la ligne qui a été créée pour remplir les champs "Début" et "Fin" de la période ;

6. Fermer la fenêtre du tableau "Période(s) de la formation" pour alimenter la ligne de la session correspondante du tableau "Liste des sessions".

Pour les formations ponctuelles, la session ne peut être constituée que d’une seule période sinon il s’agit d’une formation longue durée. Si vous tentez d’ajouter une période de formation supplémentaire, le message d’erreur suivant s’affiche :

Au moment de créer une formation ponctuelle, il est possible de définir deux sessions ou même plusieurs sessions pour la même formation.

La deuxième session s’incrémentera tout naturellement, de même pour les suivantes.

Les participants pourront être différents d’une session à l’autre.

Formation régulière

Ce sont des formations qui ont un caractère régulier et nécessitent une continuité et une assiduité. Exemple : les cours d’anglais qui ont lieu une fois par semaine pendant six mois et sont suivis par différents groupes en fonction de leur niveau (session 1 : groupe débutant, session 2 : groupe confirmé…).

F Pour créer une session d’une formation régulière :

1. Activer le bouton radio "Formation Régulière" uniquement si la formation est définie pour la 1^ère fois ;

2. Cliquer avec le bouton droit de la souris dans l’entête du tableau "Liste des sessions" : un menu contextuel apparaît ;

3. Sélectionner l’option du menu "Ajouter Liste des sessions" ;

4. Cliquer dans la ligne du tableau qui a été créée ;

5. Dans la fenêtre "Session Régulière" qui s’affiche :

a) remplir le champ "Périodicité" ;

b) sélectionner ou indiquer le référentiel temps (/mois, /semaine…) ,

c) remplir le champ "Nbre d’heure(s)" en indiquant le nombre d’heures total de la formation ;

d) remplir les deux champs date pour la durée ;

e) sélectionner la ou les tranches horaires concernée(s) en fonction de la périodicité ;

6. Fermer la fenêtre "Session Régulière" pour alimenter la ligne de la session correspondante du tableau "Liste des sessions".

Au moment de fermer la fenêtre "Session Régulière", certains messages d’erreur peuvent apparaître.

Pour ce cas, le nombre total d’heures rentré est de 15 heures à raison de deux heures par semaine. D’autre part, la session a été définie du 07/05 au 25/05 (trois semaines), ce qui n’est pas suffisant pour atteindre les 15 heures : d’où le message d’erreur.

Formations longue durée

Ce sont des formations qui n’ont pas forcément un caractère régulier mais nécessitent une continuité et une assiduité. Pour ce type de formation, il est possible de définir plusieurs périodes de formation qui devront toutes être suivies par les participants.

F Pour créer une session d’une formation longue durée :

1. Activer le bouton radio "Formation Longue Durée" uniquement si la formation est définie pour la première fois ;

2. Cliquer avec le bouton droit de la souris dans l’entête du tableau "Liste des sessions" : un menu contextuel apparaît ;

3. Sélectionner l’option du menu "Ajouter Session(s) de la formation" ;

4. Cliquer dans la ligne du tableau qui a été créée ;

5. Remplir les cellules du tableau "Période(s) de la formation" :

a) cliquer avec le bouton droit dans l’entête du tableau "Période(s) de la formation" : un menu contextuel apparaît ;

b) sélectionner l’option du menu "Ajouter Période(s) de la formation" ;

c) cliquer dans la ligne qui a été créée pour remplir les champs "Début" et "Fin" de la période ;

6. Compléter ainsi ce tableau en ajoutant d’autres périodes, puis fermer la fenêtre du tableau "Période(s) de la formation" pour alimenter la ligne de la session correspondante du tableau "Liste des sessions".

Lors de l’enregistrement d’une formation longue durée, certains messages d’erreur peuvent apparaître.

2.3 Généralités sur la fonction « créer une nouvelle formation »

Lors de l’enregistrement d’une formation (ponctuelle, régulière ou longue durée), suite au clic sur le bouton <Enregistrer> de la fenêtre, l’application propose les listes de diffusion qui ont été définies lors de la configuration.

Onglet "Liste(s) de diffusion" page 38.

1. Sélectionner la ou les listes de diffusion : un email sera envoyé automatiquement par l’application aux membres de la liste de diffusion qui aura été cochée ;

2. Cliquer sur <Valider> pour sauvegarder les données et diffuser l’information, par l’intermédiaire des listes de diffusion, aux personnes susceptibles d’être intéressées.

Après enregistrement de la formation, l’application attribue automatiquement par incrémentation un numéro à la formation. Ce numéro apparaît ensuite dans l’onglet "Descriptif" de la formation.

D’une année à l’autre, l’incrémentation des sessions des formations est remise à zéro.

Ainsi la première session de l’année de chaque formation déjà existante, sera automatiquement numérotée « session n°1 » dans l’onglet "Horaires".

Les données entrées dans l’onglet "Horaires" de la formation ne peuvent être enregistrées que lorsque l’onglet "Descriptif" a été quasiment rempli. Les renseignements qui doivent y figurer sont :

- le titre de la formation,

- la catégorie de la formation,

- le lieu de la formation,

- l’organisme initiateur,

- le coût estimé,

- la date limite d’inscription.

Si ces renseignements n’y figurent pas, des messages d’erreur indiquant l’information manquante apparaîtront.

3 Inscrire un agent à une formation

F Pour inscrire un agent à une formation :

1. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le nom de l’agent concerné dans l’arborescence "Gestion du Personnel" : un menu contextuel apparaît ;

2. Sélectionner l'option du menu "Inscription Formation" :

3. Sélectionner la formation à l’aide de la liste déroulante : la liste des sessions de la formation apparaît :

4. Choisir la session souhaitée en activant le bouton radio correspondant.

Lorsque l’agent est inscrit à une formation, celle-ci s’affiche sous son nom dans l’arborescence "Gestion du Personnel", sous le nœud "Formation".

4 Desinscrire un agent d’une formation

F Pour désinscrire un agent d’une formation :

1. Cliquer sur le nom de l’agent concerné dans l’arborescence "Gestion du Personnel" : les nœuds "Emploi/Groupe/Expe.", "Activité Secondaire" et "Formation" s’affichent suivant l’image ci-dessous ;

2. Cliquer sur le nœud "Formation" (si l’agent est inscrit à une formation, celle-ci s’affiche sous le nœud "Formation" dans l’arborescence) ;

3. Cliquer sur la formation concernée : la formation s’affiche alors en jaune et l’option "Dé-inscrire agent" apparaît ;

4. Cliquer sur "Dé-inscrire agent" ;

La fenêtre suivante apparaît :

5. Cliquer sur <Oui> pour confirmer la désinscription ou sur <Non> pour l’annuler.

5 Afficher les inscriptions

F Pour pouvoir afficher les inscriptions :

1. Cliquer sur l’icône "Affichage des Inscriptions" dans la barre des icônes :

1. Aller dans "Formation Continue"/"Affichage des Inscriptions"

la fenêtre "Sélection Années" s’affiche :

2. Sélectionner l’année que vous souhaitez visualiser en activant le bouton radio correspondant.

	Le bouton radio "tout" permet de visualiser les formations pour la "Durée de l’historique des absences" indiquée lors de la configuration.
	Onglet "Congés/Travail" page 34 : "Durée de l’historique des absences"

3. La fenêtre suivante s’affiche avec la présentation du tableau "Résumé des formations".

Le résumé des inscriptions aux formations se présente sous la forme de la fenêtre suivante :

Cette fenêtre peut s’agrandir.

F Pour supprimer une colonne du tableau "Résumé des formations", le temps de son impression ou de son exportation sous Excel ::

1. Se positionner dans la colonne avec la souris ;

2. Cliquer avec le bouton droit dans la colonne ; un menu contextuel apparaît :

3. Sélectionner l’option "Suppression de la colonne" : la colonne disparaît au niveau de l’affichage. Il est alors possible d’imprimer le tableau ou de l’exporter. Dans tous les cas, au prochain affichage du tableau "Résumé des formations", la colonne s’affichera à nouveau.

F Pour imprimer le tableau "Résumé des formations" : cliquer sur <Imprimer>.

F Pour exporter le tableau "Résumé des formations" :

1. Cliquer sur <Export Excel> ; la fenêtre suivante s’affiche :

2. Indiquer, dans la rubrique "Nom de fichier", le nom du fichier qui sera créé avec les données ;

3. Sélectionner, dans la rubrique "Rechercher dans", l’emplacement dans l’arborescence des répertoires du poste de travail où l’application enregistrera le fichier ;

4. Cliquer sur <Sauver>.

Généralités

1 Définition des rôles

La définition d’un rôle permet de limiter les accès au logiciel en autorisant, ou non, la consultation et/ou la modification de certaines données.

Les rôles donnés dans le tableau ci-dessous sont tous ceux définis initialement dans l’application. Seuls ceux écrits « en gras » sont généralement toujours représentés dans l’unité.

	L’administrateur des utilisateurs (qui a le rôle « Administrateur application ») doit impérativement affecter les rôles « Administrateur du personnel » et « Direction » pour permettre le démarrage de l’application dans l’unité.
	Gérer les rôles d’une personne page 108 : boutons radio "Administrateur du personnel" et "Direction"

Les rôles « Responsable de Service » et « Responsable expérience » sont automatiquement affectés par l’application à chaque responsable défini dans la composition des services et groupes d’expérience de l’unité par l’administrateur du personnel (qui a le rôle « Administrateur du personnel »).

Onglet "Service & Responsable" page 56 : "Chef de Service actuel".

Onglet "Composition du service" page 59 : "Responsable Expérience actuel".

Tout membre de l’unité a, par défaut, le rôle « Agent » dans l’application.

*Libellé du rôle*	*Définition / actions*
Administrateur application	Affecté à la (aux) personne(s) en charge de l’administration des utilisateurs de l’application dans l’unité ; Permet d’accéder à la présente application d’administration des utilisateurs pour gérer (créer, modifier, supprimer) : - l’attribution des "logins" et "mots de passe", - la définition et l’affectation des rôles.
Administrateur du personnel	Affecté à la (aux) personne(s) en charge de l’administration du personnel de l’unité ; Permet d’accéder à l’application d’administration du personnel pour gérer (créer, modifier, supprimer) : - la personnalisation/configuration de l’application (paramétrage du nombre de jours de congés annuels et d’ARTT, du nombre d’heures hebdomadaires, des types de congés/absences, de la durée de l’historique des absences, …), - les informations du dossier de chaque agent (permanent et non permanent), - la composition de chaque service et expérience, - les absences de chaque agent dont celles à caractère exceptionnel (qui ne peuvent être posées par les agents via l’application Web), - les formations et les inscriptions des agents, - les visites médicales et les convocations des agents.
Direction	Affecté à la (aux) personne(s) en charge de la direction de l’unité ; Permet d’accéder à l’application Web sur l’intranet pour : - consulter le planning détaillé de l’ensemble des agents, - valider (via la consultation du planning) les congés et missions d’un agent dont le responsable de service ou d’expérience est absent ou non identifié, - (prochainement) consulter le dossier de chaque agent de l’unité.
Responsable de Service	Affecté à chaque responsable d’un service de l’unité ; Permet d’accéder à l’application Web sur l’intranet pour : - consulter le planning détaillé des agents de son service, - valider (via la consultation du planning) les congés et missions de chaque agent de son service, - (prochainement) consulter le dossier de chaque agent du service.
Responsable expérience	Affecté à chaque responsable d’un groupe d’expérience de l’unité ; Permet d’accéder à l’application Web sur l’intranet pour : - consulter le planning détaillé des agents de son groupe d’expérience, - valider (via la consultation du planning) les congés et missions de chaque agent de son groupe, - (prochainement) consulter le dossier de chaque agent du groupe d’expérience.
Agent	Affecté à chaque membre de l’unité ; Permet d’accéder à l’application Web sur l’intranet pour : - poser ses congés et missions, ainsi que ses absences professionnelles (non soumises à validation telles que déplacements locaux sans indemnités, …), - consulter le planning banalisé des agents du ou des services et/ou groupes d’expérience auxquels il appartient, - (prochainement) consulter son propre dossier agent.
Responsable Gestion Etudiant	Affecté, s’il y a lieu, à la (aux) personne(s) en charge de l’administration des étudiants dans l’unité ; Permet d’accéder à l’application d’administration du personnel pour gérer (créer, modifier, supprimer) les informations propres aux étudiants : la différence avec le rôle « Administrateur du personnel » réside en une gestion limitée aux seuls dossiers des étudiants (agents non permanents).
Accueil	Affecté, s’il y a lieu, à la (aux) personne(s) assurant l’accueil de l’unité ; Permet d’accéder à l’application Web sur l’intranet pour : - consulter le planning détaillé de l’ensemble des agents, - poser (via la consultation du planning) des absences professionnelles (non soumises à validation) pour les différents agents de l’unité.
Responsable Gestion Mission	Affecté, s’il y a lieu, à la (aux) personne(s) en charge de la gestion des missions en métropole et à l’étranger ; Permet d’accéder à l’application Web sur l’intranet pour : - consulter le planning banalisé de l’ensemble des agents de l’unité, - accéder aux informations concernant les demandes de mission des agents et les modifier si besoin après validation.
Régisseur	Affecté, s’il y a lieu, à la (aux) personne(s) en charge de la régie locale, laquelle recouvre au LAPP (laboratoire initiateur de l’application) la gestion spécifique des missions au CERN ; Permet d’accéder à l’application pour : - consulter le planning banalisé de l’ensemble des agents de l’unité, - accéder à toutes les informations concernant les missions CERN des agents, - saisir, modifier des informations : RIB, autorisations de conduire.

2 Accès à l’application d’administration des utilisateurs

F Pour lancer l’application :

1. Double-cliquer sur le fichier "GestionDesLogins.bat" qui se trouve dans le répertoire "C:\glop" de votre poste de travail ou sur le raccourci de l’application ; la fenêtre suivante s’affiche :

F Pour vous identifier :

1. Saisir votre login et votre un mot de passe ;

2. Cliquer sur <Ok> ; une nouvelle fenêtre s’affiche :

3. Indiquer le rôle « Administrateur application » en le sélectionnant dans la liste déroulante ;

4. Cliquer sur <Ok> ; la fenêtre suivante s’affiche :

Gérer les logins et mots de passe

F Pour créer un nouveau login :

L’administrateur des utilisateurs peut être amené à utiliser cette fonctionnalité uniquement dans le cas d’une personne n’ayant pas de login dans l’application. Il s’agit donc d’une fonctionnalité palliative car ce cas ne doit normalement pas se produire, puisqu’une authentification (login = « nom » / mot de passe = « nom ! ») est automatiquement attribuée dans l’application lors de la création de tout nouvel agent de l’unité.

1. Cliquer sur <Nouveau login> dans la fenêtre du "Menu principal du manager" ; la fenêtre suivante s’affiche :

2. Sélectionner une personne dans la liste déroulante ;

3. Saisir le login qui sera affecté à la personne ;

4. Saisir le mot de passe associé ;

5. Saisir le même mot de passe dans le champ "Confirmer le mot de passe" ;

6. Cliquer sur <Ok> pour confirmer la saisie.

F Pour modifier l’authentification (login ou mot de passe) :

L’administrateur des utilisateurs peut être amené à utiliser ces fonctionnalités de modification notamment dans le cas d’une personne ayant un nom très long ou composé puisque, par défaut, l’authentification dans l’application d’un agent de l’unité est : login = « nom » / mot de passe = « nom ! ».

7. Cliquer sur <Modification sur l’authentification> dans la fenêtre du "Menu principal du manager" ; la fenêtre suivante s’affiche :

o Pour modifier le mot de passe :

a) cliquer sur <Modification du mot de passe> dans la fenêtre de "Modification de l’authentification" ; la fenêtre suivante apparaît :

b) sélectionner dans la liste déroulante le login de la personne,

c) saisir le nouveau mot de passe,

d) saisir le même nouveau mot de passe dans le champ "Confirmer le mot de passe",

e) cliquer sur <Ok> pour confirmer la saisie.

o Pour modifier le login :

a) cliquer sur <Modification du login> dans la fenêtre de "Modification de l’authentification" ; la fenêtre suivante apparaît :

b) sélectionner dans la liste déroulante le login de la personne à modifier,

c) saisir le nouveau login,

d) cliquer sur <Ok> pour confirmer la saisie.

Gérer les rôles

F Pour créer un nouveau rôle :

L’administrateur des utilisateurs ne peut être amené à utiliser cette fonctionnalité que suite à une évolution de l’application attribuant de nouvelles actions à un nouveau rôle.

1. Cliquer sur <Nouveau rôle> dans la fenêtre du "Menu principal du manager" ; la fenêtre suivante s’affiche :

2. Saisir le nom du rôle à jouter ;

3. Cliquer sur <Ok> pour confirmer la saisie.

F Pour modifier le nom d’un rôle :

L’administrateur des utilisateurs peut être amené à utiliser cette fonctionnalité pour modifier le libellé d’un rôle (sans pour autant affecter les actions attribuées à ce rôle) : cela peut être utile si les libellés initiaux des rôles définis ne sont pas parlants pour les personnes de l’unité.

Définition des rôles page 101

1. Cliquer sur <Modifier un rôle> dans la fenêtre du "Menu principal du manager" ; la fenêtre suivante s’affiche :

2. Sélectionner dans la liste déroulante le rôle dont vous souhaitez modifier le libellé ;

3. Saisir le nouveau libellé du rôle ;

4. Cliquer sur <Ok> pour confirmer la saisie.

F Pour supprimer un rôle :

L’administrateur des utilisateurs peut être amené à utiliser cette fonctionnalité pour supprimer les rôles non affectés dans l’application ou inutiles à l’unité (par exemple : « Responsable Gestion Etudiant », « Accueil »,…)

Le rôle « Agent » ne peut pas être supprimé.

Pour le bon fonctionnement de l’application, les rôles « Administrateur application », « Administrateur du personnel », « Direction », « Responsable de service » et « Responsable expérience » ne doivent pas non plus être supprimés.

Définition des rôles page 101

1. Cliquer sur <Supprimer un rôle> dans la fenêtre du "Menu principal du manager" ; la fenêtre suivante s’affiche :

2. Sélectionner dans la liste déroulante le rôle que vous souhaitez supprimer ;

3. Cliquer sur <Ok> pour confirmer la suppression ; si ce rôle a été alloué à au moins une personne, le message suivant apparaît :

4. Pour consulter la liste de ces personnes, cliquer sur <Voir ces personnes> ; la fenêtre suivante apparaît :

5. Cliquer sur <Supprimer ce rôle> pour confirmer la suppression : si ce rôle a été alloué, il est alors supprimé pour l’ensemble des personnes concernées.

Le rôle « Agent » ne peut pas être supprimé.

Gérer les rôles d’une personne

F Pour modifier la liste des rôles alloués à une personne :

L’administrateur des utilisateurs peut être amené à utiliser cette fonctionnalité pour gérer l’affectation de certains rôles aux personnes de l’unité comme, par exemple : les rôles « Administrateur du personnel », « Direction », …

L’affectation du rôle « Agent » attribuée, par défaut, à chacun des membres de l’unité, ne peut pas être modifiée.

Pour le bon fonctionnement de l’application, l’affectation des rôles « Responsable de service » et « Responsable expérience » (gérée automatiquement en fonction du responsable défini dans la composition des services et groupes d’expérience de l’unité) ne doit pas non plus être modifiée.

1. Cliquer sur <Affectation, modification, suppression d’un rôle d’une personne> dans la fenêtre du "Menu principal du manager" ; la fenêtre suivante s’affiche :

2. Sélectionner dans la liste déroulante le login de la personne dont vous souhaitez modifier le ou les rôles ; la liste s’actualise : le bouton radio est actif pour chaque rôle attribué ;

3. Pour modifier la liste :

a) activer le bouton radio pour ajouter un rôle,

b) désactiver le bouton radio pour retirer un rôle,

4. Cliquer sur <Ok> pour confirmer la saisie.

Importer des données depuis l’infocentre

Accès à l’application

F Pour accéder à l’application :

1. double-cliquez sur le fichier "Extraction.bat" qui se trouve dans le répertoire Program Files\GLOP ; la fenêtre suivante s’affiche :

Vérification des paramètres

F Pour vérifier les paramètres nécessaires à la connexion à l’Infocentre :

1. Cliquer sur <Paramètres> : la fenêtre suivante s’affiche :

"URL Infocentre" est l’adresse qui permet de se connecter au serveur Web de l’Infocentre dédié aux téléchargements de fichiers. Cette adresse doit être identique à celle qui figure dans la copie d’écran ci-dessus à l’exception de « code labo » qui doit être alimenté avec votre code unité en majuscules.

"Utilisateur" est le compte qui vous est attribué. Ce paramètre est stocké dans la base de données.

"Mot de passe" est le mot de passe qui vous est attribué ; il s’affiche sous forme d’étoiles dans cette fenêtre. Ce paramètre est stocké dans la base de données.

Le bouton "Sauver vers SGBD" permet d’enregistrer dans la base de nouvelles valeurs.

Le bouton "Annuler" permet de quitter cette fenêtre.

Le bouton "Valider" permet de lancer un import avec les valeurs saisies mais sans les enregistrer dans la base.

En utilisation courante, vous n’avez pas à modifier les valeurs de ces données

Lancement de l’import

3 Principes de l’import

3.1 Chargement des informations

Le traitement se décompose en 3 étapes :

- Chargement de l’ensemble des informations à partir du fichier ICR_AGENT (agents Icare donc CNRS)

- Chargement de l’ensemble des informations à partir du fichier ICR_CLASSEMENT (classements Icare donc CNRS)

- Chargement de l’ensemble des informations à partir du fichier ICR_PERS_LAB (agents Labintel = CNRS + non CNRS).

Il est à noter que, pour un agent CNRS, ce sont les valeurs issues d’Icare qui vont être conservées pour les informations présentes dans les deux systèmes d’information.

3.2 Dossiers non pris en compte

Lors de l’import, les dossiers qui répondent aux les règles suivantes sont ignorés :

- dossier plus ancien que celui qui se trouve dans la base (Dateentrecnrs du nouveau dossier < dateentreecnrs de l’ancien dossier ;

- dossier d’un agent qui n’est plus dans l’unité (Date de sortie du nouveau dossier < date du jour) ;

- dossier en base archivé.

3.3 Dossiers pour lesquels l’import doit être validé par l’utilisateur

Lors de l’import, les dossiers qui répondent aux les règles suivantes sont placés dans la liste des anomalies :

- dossier d’un nouvel agent avec une quotité différente de 100 ;

- dossier d’un agent existant en base avec une quotité différente ;

- dossier d’un nouvel agent qui possède un nom et un prénom existants en base mais avec des identificateurs différents (fusion de dossier).

3.4 Règle d’archivage d’un dossier

A l’issue de l’import, si la date de départ est inférieure à la date du jour, le dossier est archivé.

3.5 Règles de mise à jour d’un dossier

La détection d’un dossier déjà présent se fait sur l’identifiant agent en le comparant au matricule CNRS ou au numéro de personnel.

Le rapprochement entre le fichier ICR_AGENT et le fichier ICR_PERS_LAB se fait sur les deux champs « Matricule ».

Si le dossier est déjà présent et si la date de départ de la personne n’est pas encore atteinte, il est mis à jour avec l’ensemble des valeurs présentes dans les fichiers d’import.

Si le dossier est déjà présent et si la date de départ de la personne est atteinte, seuls la date de départ et l’indicateur d’archivage du dossier sont mis à jour.

3.6 Règles de « fusion de 2 dossiers »

La fusion de « dossiers » correspond à la situation d’une personne qui va être identifiée sous différents identifiants au cours du temps (ex : d’abord en tant qu’auxiliaire puis en tant que contractuel). L’objectif de la fusion est :

- d’archiver le dossier le plus ancien

- de « reporter » sur le nouveau dossier les congés « non consommés »

- de reprendre les absences déjà posées sur « le nouveau dossier » (absences se situant au-delà de la date de création du « nouveau dossier »)

- de reprendre dans « le nouveau dossier » toutes les informations complémentaires ayant pu avoir été saisies dans « l’ancien dossier ».

Afin de reporter sur le nouveau dossier les congés non consommés sur la période couverte par l’ancien dossier, une nouvelle donnée a été créée : ce champ est appelé "Ajustement" et apparaîtra dans la fenêtre "Gestion des absences".

3.7 Traitement des changements de quotité

Lorsqu’un changement de quotité est détecté pour un agent, l’import alimente une table de données particulière qui permet l’affichage des agents concernés au lancement de l’application de l’administrateur du personnel. Les modifications liées à ce changement de quotité doivent être effectuées par le gestionnaire dans la mesure où il n’est pas possible de modifier automatiquement les horaires.

4 Fonctionnement de l’import

F Pour lancer l’import :

1. Cliquer sur l’onglet <Journal de l’import> ; la fenêtre suivante s’affiche :

2. Cliquer sur le bouton "Démarrer" ; le traitement d’import se lance et le traitement des différents enregistrements apparaît dans la fenêtre.

3. Cliquer sur l’onglet <Table des anomalies> ; la fenêtre suivante s’affiche :

"n°agent : n° anomalie" permet de retrouver l’enregistrement du fichier Infocentre concerné par l’anomalie ainsi que l’anomalie constatée.

"Anomalie" est un descriptif court du problème rencontré indiquant également le nom de l’agent concerné.

"Ignorer" ce bouton radio vous permet d’indiquer que vous souhaitez ignorer cet enregistrement.

"Correction" ce bouton radio vous permet d’indiquer que vous souhaitez prendre en compte cet enregistrement en appliquant la résolution automatique du problème rencontré.

"Attente" ce bouton radio vous permet d’indiquer que vous ne souhaitez prendre en compte cet enregistrement pour le moment.

Il se peut qu’un même agent apparaisse sous plusieurs identifiants dans un même import. Vous devez alors :

- conserver uniquement le dossier correspondant à la dernière situation (bouton radio "Correction")

- ignorer les autres dossiers (bouton radio "Ignorer")

4. Indiquez à l’aide des boutons radio le traitement souhaité pour chaque anomalie identifiée.

Si vous choissez "Ignorer", l’enregistrement est ignoré et l’agent n’est pas importé

Si vous choissez "Correction", l’enregistrement est traité et la correction automatique prévue est appliquée

Si vous choissez "Attente", l’enregistrement est conservé pour un traitement ultérieur ; attention, un nouvel import peut écraser cet enregistrement.

5. Cliquer sur l’onglet < Journal de l’import > puis cliquer sur le bouton <Valider> ; le traitement de correction se lance et le traitement des différents enregistrements apparaît dans la fenêtre.

6. Une fois le traitement terminé, cliquez sur le bouton < Annuler > pour quitter l’application d’import.

Contrôle d’un dossier créé lors d’une fusion

Lorsque l’import a détecté un dossier en double et que vous avez choisi de fusionner les dossiers, vous devez contrôler et, si nécessaire, ajuster les informations reportées sur le nouveau dossier.

F Pour vérifier le nouveau dossier :

1. Cliquer sur l’onglet <Journal de l’import> ; la fenêtre suivante s’affiche :

2. Vérifiez les données suivantes :

a) "Ouvrables" : nombre de jours de CA pour l’année en cours calculé à partir de la date d’entrée, de la date de sortie et de la quotité de l’agent

b) "Ajustement" : zone permettant de prendre en compte des jours non consommés par l’agent sur le dossier précédent (cette zone n’est alimentée, le cas échéant, que lors d’une fusion de dossier)

	Généralités sur les convocations médicales page 93 : examen sanguin.
	L’impression de la liste des convoqués permet notamment d’avoir à l’accueil, lors de la venue du médecin, la liste des personnes convoquées et ainsi de pouvoir identifier aisément les personnes convoquées pour les contacter en cas de besoin.

1 Accès à l’application d’administration du personnel

2 Utilisation de l’application d’administration du personnel

2.1 Règles d’ergonomie

La barre des icônes

L’arborescence "Gestion du Personnel"

Le cartouche "Catégorie de personnel"

Présentation et enregistrement des informations

Saisir / modifier un champ avec liste déroulante

Saisir / modifier un champ sans liste déroulante

2.3 La quotité

2 Onglet "Congés/Travail"

3 Onglet "Visite Médicale"

4 Onglet "Catégorie Personnel"

5 Onglet "Liste(s) de diffusion"

1 Dossier d’un agent permanent

1.2 Accéder au dossier d’un agent

1.3 Détail du dossier d’un agent

§ Sous-onglet "Identité"

§ Sous-onglets "Situation Familiale" et "Adresse"

Onglet "Horaires"

§ Sous_onglet "Horaires"

§ Sous_onglet "Historique de la quotité"

Onglet "Carrière/Classement"

§ Sous-onglet "Classement"

§ Sous-onglet "Dossier Carrière"

Onglet "Expérience & Responsable"

Onglet "Composition de l’expérience"

Onglet "Contact(s) téléphonique(s) de l’expérience"

2 Générer l’organigramme

1.1 Onglet "Congés Annuels & Maladie"

1.2 Onglet "Récupération"

1.3 Onglet "Epargne Temps"

2 Générer l’emploi du temps : planning

1 Créer le dossier d’un agent non permanent (étudiant, autre personnel, …)

2.1 Onglet "Descriptif"

2.2 Onglet "Horaires"

Formations ponctuelles

Formation régulière

Formations longue durée

2.1 Onglet "Date Visite"

2.3 Onglet "Mise à jour des visites médicales"

1 Définition des rôles

2 Accès à l’application d’administration des utilisateurs

3.2 Dossiers non pris en compte

3.3 Dossiers pour lesquels l’import doit être validé par l’utilisateur

3.7 Traitement des changements de quotité

4.1 Décompte du nombre de jours d’absence alloués au titre du temps partiel

4.2 Décompte des jours pris au titre du temps partiel

4.3 Droits à congés d’un agent à 80% bénéficiant d’un temps partiel annualisé